¿Cuánto tiempo dedica a administrar sus correos electrónicos todos los días? ¿Una hora? ¿30 minutos? ¿Unas pocas horas? ¿Quizás medio día?

Si bien el correo electrónico está destinado a facilitar la comunicación, sospecho que a veces se convierte en una herramienta contraproducente porque pasamos mucho tiempo administrando sus correos electrónicos. Por ejemplo, piense en estos casos:

• ¿A veces sigues haciendo clic en tu bandeja de entrada, a pesar de que lo revisaste hace solo 5 minutos?
• ¿Dedica mucho tiempo a administrar sus correos electrónicos todos los días, como buscar en el correo anterior, clasificar, organizar y eliminar el correo antiguo?
• ¿Sueles hacer de los correos electrónicos su primera prioridad en lugar de hacer las cosas realmente?
• ¿Hay días en los que pasa más tiempo en su bandeja de entrada que haciendo el trabajo adecuado?

Al final del día, el correo electrónico es solo una herramienta para que pueda realizar sus tareas. A continuación, se incluyen 11 consejos para mejorar la gestión de su correo electrónico:

1. Procese su correo una vez al día

Aunque reviso mi correo varias veces al día solo para estar al tanto (en caso de que ocurra algo extraño, como que mi sitio web se caiga, o si hay una solicitud urgente), no los proceso de inmediato. Solo lo hago una vez al día, ya sea al comienzo del día o por la noche.

Reserve un intervalo de tiempo diario para procesar sus correos electrónicos. Si no termina en el intervalo de tiempo, continúe al día siguiente. Prioriza los más importantes y deja ir el resto. (Ver # 2).

Si está en un puesto de trabajo en el que recibe muchos correos electrónicos urgentes, aún puede poner esto en práctica. El punto es no dejar que el correo electrónico se apodere de su vida. Recuerde, es una herramienta que lo ayuda a hacer su trabajo y no el trabajo en sí.Publicidad

2. Dar prioridad al 20% de los correos electrónicos; Aplazar 80% los

No todos los correos electrónicos son iguales. Me encanta la Regla 80/20 porque se aplica a todas las áreas de nuestras vidas. Incluyendo correos electrónicos. La regla 80/20 es la idea de que el 20% de las entradas son responsables del 80% de las salidas en cualquier situación. Por lo tanto, para ser efectivos, debemos enfocarnos en un 20% de entradas que conduzcan a un 80% de salidas. Del mismo modo, debemos centrarnos en un 20% de correos electrónicos de alto valor que conduzcan a una producción máxima.

Mis correos electrónicos del 20% son los que me dan el siguiente avance en mi trabajo. Pueden ser solicitudes de medios, espacios para entrevistas, oportunidades para establecer contactos, oportunidades comerciales, oportunidades para hablar y otras cosas que conducen a mis objetivos comerciales del 20%. Mis correos electrónicos del 20% también incluyen personas que han invertido en mi trabajo, como mi 1-1 clientes de coaching , charlas y lectores que compraron mis cursos y productos. Por último, pero no menos importante, las correspondencias con mis buenos amigos también caen aquí. Todo lo demás va al 80% del correo.

Para los correos electrónicos del 20%, les doy una prioridad significativa. Por lo general, les respondo de inmediato (especialmente si cumplen con la regla de 1 minuto en el n. ° 9); si no, llegaré a ellos en 1-3 días. Para el 80% del correo, me tomo más tiempo para responder, a veces ni siquiera respondo también (vea el punto # 4).

3. Tener una carpeta Responder antes de XX días

Archiva el correo que necesita tu respuesta en una carpeta Responder antes del día XX, donde XX es el día de la semana. Dedico 3 días a la semana para responder a los correos electrónicos: martes, jueves y sábado. De esta manera, no me presionan para responder de inmediato cada vez que recibo el correo. Lo leo, lo reconozco mentalmente y lo pienso hasta que llega el momento de responder (un promedio de 3 a 8 días desde la recepción del correo).

4. Tenga en cuenta que no es necesario que responda a todos los correos

A pesar de lo que piense, no es necesario que responda a todos los correos. A veces, ninguna respuesta después de un cierto período de tiempo también puede considerarse una respuesta en sí misma.

Recibo un gran volumen de correo de lectores y, durante un tiempo, solía responder a cada uno de los correos que entraba. No me sirvió de nada. Pasaría todo el día respondiendo el correo, y al final del día estaría agotado, incapaz de hacer ningún trabajo real. Y, curiosamente, casi todo el correo que respondo para no recibir nunca una respuesta de ningún tipo (ni siquiera un reconocimiento o agradecimiento), incluso cuando publico preguntas de seguimiento para ayudarlos más. Sospecho que la mitad del correo no se lee, y la otra mitad es correo que la gente envía por impulso y las respuestas realmente no importan. De cualquier manera, me he dado cuenta de que es mucho más efectivo emplear el tiempo en tareas de mayor valor, como trabajar en productos de alto valor y ricos en contenido, apoyar a mis clientes de coaching 1-1, nuevos proyectos y escribir nuevos artículos.Publicidad

No se preocupe demasiado por responder a cada correo. Responda si ayuda, pero si los costos de responder no superan los beneficios, entonces tal vez no valga la pena preocuparse por eso. Déjalo estar y las cosas se arreglarán solas con el tiempo.

5. Cree respuestas de plantilla si envía con frecuencia respuestas similares

Si revisa su carpeta de enviados, probablemente encontrará una tendencia en las cosas a las que responde. El correo que recibo en mi sitio por lo general se puede clasificar en una de las pocas categorías (1) correo de retroalimentación / agradecimiento (2) entrenamiento 1-1 (3) solicitudes de reseñas de libros / productos (4) consultas orales (5) otros . Para (1) y (2), utilizo plantillas que he escrito de antemano que utilizo en mis respuestas. Como respondo, los personalizaría en consecuencia para que se ajusten a las necesidades del correo original. Esto me ahorró una gran cantidad de tiempo, en comparación con el pasado cuando escribía correos electrónicos desde cero.

6. Lea solo los correos electrónicos que sean relevantes

Me suscribo a varios boletines informativos, como sobre fitness, autoayuda, blogs y negocios, pero no leo todos los correos que envían. Tampoco los elimino, porque sé que tienen información valiosa. En su lugar, configuro Gmail para que los archive automáticamente en diferentes etiquetas (carpetas). Los correos de blogs se archivan en la carpeta de blogs, los correos de fitness se archivan en la carpeta de salud y fitness, etc. A partir de ahora, tengo unas 30 carpetas. Solo los leo cuando quiero obtener más información sobre el tema.

No es necesario que lea todos los correos electrónicos que recibe. Elija y seleccione lo que sea relevante para usted.

7. Estructura tus correos en categorías

Las carpetas (o etiquetas, si usa gmail) están ahí para ayudarlo a organizar sus correos.

En primer lugar, utilice un sistema de nombres relevante para lo que está haciendo. Si sus mayores prioridades ahora son, digamos, (1) escribir un libro y (2) perder peso, entonces nombre sus carpetas así.Publicidad

En segundo lugar, utilice la estructura jerárquica. las carpetas de primer nivel son para las categorías grandes, y las carpetas de segundo nivel son para subcategorías, y así sucesivamente. Por ejemplo, tengo Admin como carpeta de primer nivel y Back-Up, Contabilidad, Cuentas, etc. como carpetas de segundo nivel. Si es necesario, tengo carpetas de tercer nivel para segmentarlas aún más. Gmail tiene un complemento que le permite usar diferentes etiquetas de nivel (Configuración> Labs> Etiquetas anidadas)

Usar filtros (# 8) para organizar automáticamente el correo en carpetas funciona de maravilla.

8. Usa filtros

Los filtros son herramientas que le ayudan a clasificar el correo automáticamente cuando llega a su correo. Hay 2 cosas básicas que se requieren para un filtro: (1) El término a tener en cuenta (2) Acción a aplicar si el término coincide. A partir de ahora, mi Gmail tiene alrededor de 20 filtros diferentes configurados para diferentes direcciones de correo electrónico, títulos de asunto, texto del cuerpo y demás. Dependiendo de qué filtro sea, el correo se clasificará automáticamente en una carpeta / archivado respectivo. Esto minimiza la cantidad de acciones administrativas que debo realizar.

Aquí está mi video tutorial que comparte cómo configuro mis filtros de correo electrónico para lograr la bandeja de entrada cero: 3 consejos sencillos para lograr una bandeja de entrada cero con filtros de correo electrónico [Tutorial en vídeo]

9. Utilice la regla de 1 minuto al responder

Si tarda 1 minuto en responder, respóndalo inmediatamente y archívelo. No dejes que permanezca en tu buzón de correo durante mucho tiempo. Va a requerir aún más esfuerzo dejar que se mueva por tu mente y que te recuerden constantemente que debes responder. Solo asegúrate de respetar el plazo de 1 minuto al responder para que no te lleve más tiempo del necesario. Esto me ayuda a eliminar grandes cantidades de correo en poco tiempo.

10. Establezca un límite al tiempo que pasa en la bandeja de entrada.

Más allá de la regla de 1 minuto, limite el tiempo total que pasa en su bandeja de entrada. La próxima vez que revise su correo, tu tiempo . Vea cuánto tiempo tarda en procesar, leer, responder y clasificar su correo. Luego pregúntese cuánto de ese tiempo está bien invertido. Lo más probable es que la mayor parte de eso no sirviera para nada.Publicidad

A veces, recibirá correos electrónicos alarmantemente largos. Para estos correos electrónicos, escanee, vea si hay algo relevante para usted y luego procéselos en consecuencia. Responda si es necesario (y use la regla de 1 minuto); archívelo si no planea responder. Si va a responder, no sienta la necesidad de revertir con un correo largo solo porque la persona escribió un correo largo. Lo último que desea es un intercambio de ensayos por correo electrónico, lo que, sin darse cuenta, hará que caiga en un agujero negro del correo electrónico. Inicie sesión en su bandeja de entrada, haga lo que tenga que hacer y salga inmediatamente después de eso.

11. (Despiadadamente) Cancelar la suscripción a cosas que no lee

En su navegación por la web, probablemente se suscriba a una buena cantidad de boletines y se alimenta de impulsos en los que pierde interés después. Si se encuentra eliminando repetidamente el correo de sus suscripciones, es una señal de que debe cancelar la suscripción de inmediato.

Obtenga la versión del manifiesto de este artículo: [Manifiesto] 11 consejos para una gestión eficaz del correo electrónico

Artículo original: 11 sencillos consejos para una gestión eficaz del correo electrónico | Excelencia personal

Crédito de la foto destacada: La empresaria dibujando un sobre de correo electrónico a través de shutterstock.com