15 ESTRATEGIAS PARA UNA LISTA DE TAREAS EFICAZ

Una de las técnicas de productividad ancestrales es la clásica y eficaz lista de tareas pendientes, y por una buena razón. Es una de las formas más productivas para que usted y todos los demás hagan cualquier cosa. Ya sea una lista mental o algo que esté escribiendo, una lista de tareas pendientes es una herramienta de productividad esencial.

Al mismo tiempo, es una de las herramientas de productividad más confusas que existen. Mucha gente desacredita esto por varias razones y no cree que una lista de cosas por hacer sea buena. Pero mi argumento es que tal vez usted y otras personas no están haciendo una lista de tareas efectiva, por lo que aquí veremos cómo hacer una bien.

¿Por qué molestarse con una lista eficaz de tareas pendientes?

Los ha estado usando incorrectamente

Antes de lanzarse a las estrategias para hacer una lista de tareas efectiva, vale la pena saber por qué debería molestarse en hacer una. El primer punto importante es que muchas personas han estado haciendo listas de tareas de manera incorrecta.

Dos de los errores más comunes son:

La gente usa las listas como una medida de si son productivas o no.
Pusieron demasiados elementos en la lista.

Sin embargo, es comprensible por qué usted u otras personas hacen esto. Una lista de tareas pendientes es una herramienta de productividad, por lo que tiene sentido acumular tareas. Sin embargo, el cerebro no funciona de esa manera. Si tiene muchas tareas en su lista, se siente como una tortura ya que la lista nunca termina.

Al principio, puede sentirse bien que siempre tenga algo que hacer, pero tenga en cuenta que solo tiene una cantidad limitada de tiempo al día. Es importante que le dé más valor al trabajo de calidad que a la cantidad.

En la misma nota, si eres alguien que tiende a buscar la validación, una lista de cosas por hacer puede ser difícil. Habrá días en los que no podrá hacer todo debido a acontecimientos de la vida. Esto crea una presión innecesaria y te envía a un torbellino de estrés.

Te ayuda a mantenerte enfocado

Cuando crea una lista de tareas eficaz, el objetivo principal de estas listas es proporcionar claridad y enfoque. Si las ha estado haciendo mal, es posible que haya notado que se está concentrando en una tarea de su lista de tareas pendientes y la está terminando.

Esto puede verse ensombrecido por los múltiples elementos de su lista, pero se está concentrando en una tarea durante un tiempo determinado. Sin embargo, realmente ves esto en acción cuando consideras tener una lista de tareas más corta.

Entiendo que una lista de cosas por hacer no es para todas las personas, pero este enfoque es útil para las personas al comenzar. Aún no está seguro de sus objetivos o del camino que desea tomar. También puede tener dificultades para determinar el siguiente paso en el que trabajar.

Una lista de tareas pendientes es una guía a la que puede consultar cuando la necesite. Además, las técnicas que mencionaré a continuación harán que las listas de tareas sean más efectivas para usted.

15 estrategias para una lista de tareas eficaz

Comenzará a ver lo poderosa que es una lista de tareas pendientes cuando considere las diversas estrategias que puede incorporar en una. Esto es tu lista de tareas pendientes, así que elija entre las estrategias siguientes para encontrar la que más le convenga. Si no está seguro, no tenga miedo de experimentar y mezclar varias combinaciones.

Recuerde que el camino hacia el éxito es uno con muchos caminos ramificados, por lo que los métodos que utiliza son su elección.Publicidad

1. Divida la lista en dos partes

La primera estrategia consiste en dividir una lista en dos partes. Estas dos partes se llaman diarios y tareas pendientes.

Los diarios son las tareas cotidianas que más quieres desarrollar. Por ejemplo, si desea convertir el ejercicio en un hábito por la mañana, una tarea diaria podría ser seguir una rutina de ejercicios de 15 minutos o dar una caminata de una hora.

Sus tareas pendientes son tareas no diarias que debe realizar en algún momento. Tal vez necesite preparar un informe en el trabajo o hacer una presentación. Puedes poner eso en tu columna de tareas pendientes.

Esta es una estrategia eficaz porque evita todo el desorden hacia el que la mayoría de las personas gravitan. Como se mencionó anteriormente, la gente llena sus listas, y muchas de ellas suelen ser tareas que tú harías de todos modos, como ir de compras o dejar a los niños en casa de un amigo.

2. Ponga un límite a los artículos

Si encuentra que dividir su lista en dos partes es demasiado, sugeriré que la brevedad sea una virtud al hacer estas listas. Puede establecer cualquier número de elementos, pero la clave es que tiene un límite establecido en mente. Algunas personas no tienen más de siete, mientras que otras bajan hasta tres. Haz lo que te haga sentir cómodo.

La idea detrás de esto es limitarse a las tareas más importantes que debe realizar ese día. Por supuesto, hay otras cosas que harás durante el día, y eso está bien, pero quieres priorizar las cosas que están en tu lista de tareas antes de que termine el día.

3. Utilice listas de verificación para tareas complejas

Si ya está haciendo listas limitadas pero está realizando tareas más difíciles, mi sugerencia es dividir esa tarea. Depende de usted, ya sea que se trate de pasos completos que deba seguir o anotar detalles importantes que deben estar presentes.

De cualquier manera, esto le permite asegurarse de que está haciendo todo de la manera correcta y de que no se pierde ningún detalle o paso clave.

4. Abordar los MIT primero

MIT es la tarea más importante. Otra forma de ver esto es abordar primero la tarea más grande e intimidante.^[1]. La razón por la que quieres hacer esto se remonta a cómo funciona nuestro cerebro.

Puede que se sienta obligado a hacer las tareas más fáciles primero antes de pasar a la tarea más importante, pero el problema es que estas tareas, incluso las fáciles, agotan su energía. Además, si tiene una tarea realmente grande que completar, es probable que tenga eso en mente durante el transcurso del día. Eso significa que está gastando más energía con solo pensarlo.

Todo eso no sería un problema si esa gran tarea intimidante se resolviera a primera hora de la mañana.

5. Crea una lista completa

Otro enfoque interesante a considerar es tener una lista completa. Esta es una lista de las tareas que ha completado de su lista de tareas pendientes. A muchas personas les resulta satisfactorio simplemente tachar un elemento de su lista y terminar con él, pero dependiendo de lo que ponga en esas listas, una lista terminada podría ser inspiradora.

Imagínese si usted es alguien que coloca tareas difíciles por encima del promedio en sus listas de tareas pendientes, actividades que requieren una o dos horas para completarse correctamente. Esto puede inspirarlo a hacer más si, después de un día de trabajo, observa cuánto logró en el transcurso del día a través de esta lista.Publicidad

6.Haga que su lista sea fácil de detectar

Desde papel de colores hasta publicarlo en un lugar obvio, desea que su lista esté en un lugar donde pueda encontrarla fácilmente. Eso sí, no es necesario que tenga esta lista frente a usted todo el tiempo, ya que podría generar un estrés innecesario. Pero dejarlo a un lado es una buena idea: una mirada a un lado y sabrá exactamente lo que hay que hacer.

7. Agregue elementos de juego

Si el lápiz y el papel no son lo tuyo cuando haces listas de tareas, hay varias aplicaciones que también pueden guiarte. La belleza de hacer listas de aplicaciones es que hay más espacio para la creatividad, y algunos de los desarrolladores incorporan juegos en ellos.

Por ejemplo, Todoist tiene un sistema de logros en el que las personas obtienen insignias a medida que completan más tareas. También está Bounty Tasker, que te hace sentir como si tus tareas fueran misiones secundarias en un videojuego.

8. Establezca fechas límite

El trabajo se expande para ocupar el tiempo asignado.

Es una vieja filosofía que todavía suena fiel a la forma en que somos productivos. Por ejemplo, digamos que se le asignó la tarea de redactar un informe y se le da una semana para hacerlo. Es probable que trabajes en él de manera constante durante toda la semana. O si es un procrastinador, lo pospondrá hasta la noche anterior y lo terminará.

Pero, ¿qué pasa si se le asigna la misma tarea y solo se le asigna una hora para completarla? Es probable que termine el informe, pero priorizará los puntos principales e importantes y los destacará en lugar de llenarlo con tonterías innecesarias.

El objetivo de esto es que con sus objetivos y los elementos de su lista de tareas pendientes, desea tener plazos . Cuando se trata de listas de tareas, mi sugerencia es que te des un día para completar las tareas allí. Esto es suficiente presión e incentivo para que trabajes duro en ellos.

9. Agregue tareas cuando estén actualizadas

Otra estrategia es asignarte tareas a ti mismo incluso cuando estés trabajando en otra cosa. Tenga en cuenta que no es algo que deba hacer en este momento, pero esto puede ayudar a las personas que tienen dificultades para pensar en qué concentrarse a continuación.

Esto es similar a cuando escuchas algo interesante y lo escribes. Es una decisión inteligente, ya que le ahorra la molestia de tener que pensar en esa idea en lugar de concentrarse en la tarea que tiene entre manos. También le evita tener que recordar cuál es la tarea si es del tipo que escribe la lista de tareas del día siguiente al final del día.

10. Siéntete cómodo revisando tu lista de tareas pendientes

Dependiendo de su mentalidad general, otra buena estrategia es mirar su lista de tareas pendientes y hacer cambios en ella. Si está practicando la estrategia anterior, puede existir la posibilidad de que su lista de tareas se esté haciendo más larga y esté estableciendo expectativas poco realistas de que puede terminarlo todo.

Al darse la oportunidad de revisar su lista de tareas pendientes, se permite distribuir sus tareas en lugar de agruparlas. Esto ayuda a su mentalidad, ya que no se siente abrumado por la lista.

11. Escriba tareas, no metas

Debe tener listas separadas para sus tareas y sus objetivos. La idea es no poner metas en su lista de tareas en absoluto.

Si bien las tareas pueden ayudarlo a alcanzar sus metas, las metas son deseos más grandes y no algo que pueda lograr en el transcurso del día. Por ejemplo, aprender a hablar francés es un objetivo; sin embargo, puede dividirlo en una tarea diciendo leer contenido en francés durante 15 minutos o ver una película en francés.Publicidad

Esto también se extiende a objetivos , también. Puede verlos como hitos. Volviendo al ejemplo de hablar francés, un objetivo puede ser discutir mis comidas favoritas con alguien en francés. Es el resultado deseado que está buscando en su práctica.

12. Mantenga breves las listas de tareas pendientes

Aquí, breve significa escaneable en el sentido de que puede revisar rápidamente la lista y saber qué debe hacerse. La forma de hacerlo es centrándose en las palabras clave de tareas específicas y no alargándolas. Por ejemplo, digamos que su garaje es un desastre y quiere limpiarlo. En lugar de escribir una oración larga, manténgala corta y escriba algo como limpiar el garaje durante 30 minutos. o simplemente limpiar garaje.

Con esta estrategia, perderá menos tiempo escribiendo la tarea al hacer la lista de tareas pendientes. Además, confía en las palabras desencadenantes para que su mente recuerde detalles específicos para esa tarea.

13. Tener varias listas

Como se mencionó anteriormente, es una buena idea tener listas separadas para varias cosas, como tener una lista separada de metas, objetivos, tareas diarias y tareas pendientes. Otra forma de verlo es tener un sistema en el que consulte a partir de tres listas.

Estas listas son:

Una lista maestra

Aquí es donde se encuentran cualquiera de sus objetivos a largo plazo, cosas como mudarse a una nueva casa, salir de deudas o construir un negocio. Estas son cosas que tomará un año o más para lograr.

Una lista de proyectos semanales

Estas son cosas que desea lograr al final de la semana. Estas son cosas que moverán la aguja lentamente hacia algunos de los elementos de su lista maestra. En el ejemplo anterior, estos podrían estar investigando cómo obtener un préstamo comercial, buscar una casa o abrir una cuenta de ahorros.

Una lista de alto impacto

Por último, estas son tareas que deben realizarse hoy. No importa si están relacionados con las dos listas anteriores o no. Aquí es donde se colocan las tareas de alta prioridad. Los ejemplos pueden ser llamar a personas específicas o trabajar en un proyecto o un informe que se entregará pronto.

Al tener estas listas en su lugar, se referirá a menudo a la lista de proyectos semanales y la lista de alto impacto y determinará si una tarea semanal debe trasladarse a esa lista.

Mientras lo hace, comenzará a notar el impacto de su vida diaria en los objetivos que están escritos en esa lista maestra. Eso puede ser inspirador ya que lo que está haciendo lo está acercando activamente a sus metas.Publicidad

14. No aumente la dificultad hasta que esté listo

Algunas de las estrategias mencionadas pueden parecer fáciles en la superficie, pero requieren mucha fortaleza mental. Motivación es algo inusual, y nuestros cerebros están programados para procesar de cierta manera. Si está buscando un cambio genuino y algo que se mantenga, el mejor principio es mantener las cosas simples y fáciles al principio.

Puede ser un lastre, pero a menudo no te das cuenta de cómo esos pequeños pasos pueden jugar un papel crucial para que puedas comenzar a correr y perseguir tus sueños. No se avergüence si tiene que empezar con tareas sencillas para usted. Incluso volver a las tareas diarias que realiza de todos modos, como ducharse, lavar la ropa o comprar comida, es una buena manera de comenzar.

Poner esos elementos en la lista al principio le hace sentir que ha tenido un día productivo. A partir de ahí, puede desafiarse a sí mismo con tareas más difíciles. Incorpore una rutina de ejercicios o dedique media hora a una tarea que signifique algo para usted.

La idea es entrar en una rutina para no sentirse abrumado.

15. Mide tu tiempo

La última estrategia que puede ayudarte es medir tu tiempo. ¿Cuánto tiempo te lleva terminar una tarea específica? No es necesario que busque detalles específicos, pero asegúrese de cronometrarse en el transcurso de una semana y obtener el tiempo promedio dedicado a esa tarea.

¿Porque es esto importante? Esta información se puede desglosar de dos formas.

La primera forma es utilizarlo como marcador para aumentar la eficiencia. Dependiendo de la tarea, puede encontrar nuevas formas de lograr los mismos resultados en menos tiempo.

También te permite saber qué puedes hacer en un día determinado. Si sabe que le toma una hora más o menos completar su rutina matutina completa, será más consciente de cómo se mueve a través de esa rutina.

Además, si sabe qué tareas realizará al día siguiente, puede administrar mejor su tiempo, ya que sabe aproximadamente cuánto tiempo le llevará hacer todo.

Pensamientos finales

Crear una lista eficaz de tareas pendientes no es tan fácil como parece. Hay todo tipo de estrategias únicas para probar, algunas más desafiantes que otras. Sin embargo, si está motivado para utilizar esta herramienta de productividad para hacer su vida más fácil, entonces será más fácil. Todo lo que necesita hacer es seguir esforzándose y experimentar y reevaluar cuando sea necesario. Así que comience hoy mismo con sus listas de tareas pendientes.