15 mejores consejos de organización para la organización de la oficina y hacer más

15 mejores consejos de organización para la organización de la oficina y hacer más

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Puede pensar que no tiene tiempo para la organización de la oficina, pero si realmente supiera cuánto tiempo le cuesta esa desorganización, lo reconsideraría.

Reorganizar y mover pilas de vez en cuando no cuenta. Tampoco lo hace limpiar su escritorio, si desliza el desorden en un contenedor o en un cajón del escritorio.



Un espacio de oficina relativamente limpio y ordenado abre el camino para una mayor productividad y menos tiempo perdido.



Organizar su oficina no tiene por qué llevar días, se puede hacer poco a poco. De hecho, mantener una oficina organizada es mucho más eficaz si la trata como un proyecto en curso, en lugar de un asalto masivo.

Por lo tanto, si está listo para comenzar, los siguientes consejos de organización lo ayudarán a transformar su oficina en un espacio de trabajo eficiente.

1. Purgue su oficina

Ordene, vacíe, triture, elimine todo lo que no necesita o no desea. Mira alrededor. ¿Qué no has usado en un tiempo?



Tome un área a la vez. Si no funciona, envíelo a reparar o tírelo. Si no lo ha usado en meses y no puede pensar en cuándo realmente lo necesitará, ya está. Esto se aplica a muebles, equipos, suministros, etc.Publicidad

No se olvide de las chucherías, las plantas (reales o artificiales) y las decoraciones: si están cubiertas de polvo y hacen que su oficina luzca en mal estado, es un juego limpio.



2. Reunir y redistribuir

Reúna todos los elementos que no estén donde pertenece y colóquelos donde pertenece.

3. Establecer zonas de trabajo

Decide qué tipo de actividad ocurre en cada área de tu oficina. Probablemente tendrá un espacio de trabajo principal (probablemente su escritorio), un área de referencia (archivador, estantes, carpetas) y un área de suministros (armario, estantes o cajones).

Coloque el equipo y los suministros adecuados en el área adecuada tanto como sea posible.

4. Cercana proximidad

Coloque el equipo y los suministros que más utiliza a su alcance. Las cosas que rara vez usas se pueden guardar o guardar.

5. Consiga una buena etiquetadora

Elija una rotuladora que sea fácil de usar. Tómese el tiempo para etiquetar estantes, papeleras, cestas, cajones. No solo le recordará dónde van las cosas, sino que también ayudará a otras personas que puedan tener la necesidad de encontrar, usar o guardar cualquier cosa en su espacio de trabajo.

6. Revise su sistema de archivo

A medida que nos adentramos de lleno en la era digital, la necesidad de almacenar archivos en papel ha disminuido.Publicidad

¿Qué puede hacer tu tienda digitalmente? ¿Estás duplicando archivos? Es posible que pueda eliminar algunos de los archivos y carpetas que ha utilizado en el pasado. Si está almacenando archivos en su computadora, asegúrese de hacer copias de seguridad con regularidad.

A continuación, presentamos algunas ideas de almacenamiento para crear un sistema de archivo fluido:

  • Crea una carpeta de reunión - Coloque todos los elementos que se discutirán allí junto con los elementos que deben entregarse, los informes que deben entregarse, etc. Le ayudará a estar preparado para las reuniones y evitará el estrés incluso si una reunión se adelanta .
  • Crear una carpeta WOR - Muchos de nuestros papeles desordenados son cosas que están en espera hasta que alguien más responde o actúa. Acomódelos en una carpeta WOR (Waiting on Response). Compruébelo cada pocos días para ver si hay acciones pendientes de las que deba realizar un seguimiento.
  • Cajas de almacenamiento - Utilice cajas de almacenamiento económicas para mantener los archivos archivados y sacarlos de su espacio de archivos actual.
  • Cajas de revistas - Utilice cajas de revistas o carpetas para almacenar revistas y catálogos que realmente desea almacenar. Asegúrese de que realmente los necesita como referencia o investigación; de lo contrario, recíclelos o regálelos.
  • Carpeta de lectura - Designe un archivo para los artículos impresos y los documentos que desee leer y que no sean urgentes.
  • Archivar archivos - Cuando un proyecto esté completo, junte todos los materiales y archívelos. Mantenga sus carpetas de trabajo para proyectos en curso.
  • Archivo semanal - No deje que su archivo se acumule. Ponga sus papeles en una carpeta To File y archive todo una vez a la semana.

Obtenga más consejos sobre cómo organizar sus archivos aquí: Cómo organizar sus archivos para una mejor productividad

7. Limpia tu escritorio

Retire todo, límpielo a fondo y vuelva a colocar solo aquellos elementos que son esenciales para el uso diario.

Si tiene dificultades para ordenar cosas, esta fórmula de ordenación te ayudará a tirar cosas sin arrepentirte más tarde.

8. Organice su escritorio

Ahora que ha optimizado su escritorio, es una buena idea organizarlo.

Use organizadores de escritorio o contenedores para organizar los artículos en su escritorio. Use bandejas para papeles, contenedores para artículos más pequeños.Publicidad

¡No olvide el escritorio de su computadora! Asegúrese de que los archivos o imágenes estén todos en carpetas organizadas. Te recomiendo que limpies el escritorio de tu computadora todos los días antes de salir del trabajo.

9. Organiza tus cajones

Coloque los elementos usados ​​juntos en el mismo espacio del cajón, sellos con sobres, blocs adhesivos con blocs de notas, etc.

Use organizadores de cajones para artículos pequeños: sujetapapeles, tachuelas, etc. Use un cajón separado para artículos personales.

10. Bandejas de entrada independientes

Si trabaja regularmente con otras personas, cree una carpeta, bandeja o bandeja de entrada para cada uno.

11. Limpia tus pilas

Con suerte, con su nueva oficina organizada, ya no creará montones de papel, pero aún tendrá que clasificar los viejos.

Revise la pila (un poco a la vez si es necesario) y colóquela en el lugar apropiado o tírela.

12. Ordenar correos

No se limite a colocar el correo en una pila para clasificar o revisar y sacar las piezas que necesita en este momento. Ordénelo tan pronto como lo obtenga: actuar, leer, archivar, delegar o entregar. .Publicidad

13. Asignar fechas de descarte

No es necesario que guarde cada hoja de papel de forma indefinida. Marque en archivos o documentos cuándo se pueden tirar o triturar.

Algunos documentos legales o financieros deben conservarse durante un período de tiempo específico. Asegúrese de saber cuáles son esos requisitos.

14. Filtre sus correos electrónicos

Algunos correos electrónicos son importantes para leer, otros simplemente no lo son tanto.

Cuando usa el sistema de filtro para etiquetar diferentes tipos de correos electrónicos, sabe cuál es su prioridad y cuál debe responder primero.

Eche un vistazo a estos consejos para lograr la bandeja de entrada cero: La mejor forma de llegar a Inbox Zero

15. Enderece su escritorio

Al final del día, endereza rápidamente, para que tengas un comienzo limpio al día siguiente.

Línea de fondo

Utilice un consejo o pruébelos todos. La cantidad de esfuerzo que dedique a crear y mantener un área de trabajo eficiente valdrá la pena en gran medida.Publicidad

En lugar de perder tiempo buscando cosas y barajando montones, podrá pasar su tiempo ... bueno ... laboral y disfrutará de estar libre de desorden.

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Crédito de la foto destacada: Alesia Kazantceva a través de unsplash.com

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