22 CONSEJOS PARA PLAZOS EFICACES

A menos que sea infinitamente rico o esté preparado para acumular deudas importantes, debe presupuestar sus ingresos. Establecer límites sobre cuánto está dispuesto a gastar ayuda a controlar los gastos. Pero ¿y tu tiempo? ¿Presupuesta su tiempo o lo gasta descuidadamente?

Los plazos son el equivalente cronológico de un presupuesto. Al reservar una parte de tiempo para completar una tarea, objetivo o proyecto con anticipación, evita gastar demasiado. Los plazos pueden ser útiles, pero también pueden ser una fuente de frustración si se establecen incorrectamente. Aquí hay algunos consejos para hacer que los plazos funcionen:Publicidad

Utilice la ley de Parkinson - La Ley de Parkinson establece que las tareas se expanden para cubrir el tiempo que se les asigna. Al establecer una fecha límite estricta por adelantado, puede cortar esta expansión y concentrarse en lo que es más importante.
Caja de tiempo - Establezca pequeños plazos de 60 a 90 minutos para trabajar en una tarea específica. Después de que se acabe el tiempo, terminas. Esto reduce la procrastinación y te obliga a usar tu tiempo sabiamente. También le enseñará cómo concentrarse.
80/20 - El principio de Pareto sugiere que el 80% del valor está contenido en el 20% de la entrada. Aplique esta regla a los proyectos para enfocarse en ese 20% crítico primero y complete el otro 80% si aún tiene tiempo.
Proyecto VS fecha límite - Cuanto más flexible sea su proyecto, más estricto será su plazo. Si una tarea tiene relativamente poca flexibilidad para completarse, una fecha límite más suave lo mantendrá cuerdo. Si la tarea puede crecer fácilmente, mantenga un plazo ajustado para evitar el desperdicio.
Descomponerlo - Cualquier fecha límite superior a un día debe dividirse en unidades más pequeñas. Los plazos largos no motivan si no se aplican a unidades manejables.
Ley de Hofstadter^[1] - Básicamente, esta ley establece que siempre se tarda más de lo que cree. Una regla que he escuchado en el desarrollo de software es duplicar el tiempo que cree que necesita. Luego agregue seis meses. Sea paciente y tómese el tiempo suficiente para proyectos complejos.
Planificación al revés - Primero, establezca la fecha límite y luego decida cómo la logrará. Este enfoque es excelente cuando las opciones son abundantes y los proyectos podrían continuar indefinidamente.
Prototipo - Si está intentando algo nuevo, pruebe versiones más pequeñas de un proyecto para ayudarlo a decidir la fecha límite final. Escriba un libro electrónico de 10 páginas antes de su novela de 300 páginas o intente aumentar sus ingresos en un 10% antes de intentar duplicarlos.
Encuentra el eslabón débil - Averigüe qué podría arruinar sus planes y hágalo primero. Conocer lo desconocido puede ayudarlo a formatear sus fechas límite.
Sin plazos de robot - Los robots pueden trabajar sin dormir, relajarse o distraerse. No eres un robot. No programe su fecha límite con la expectativa de que pueda trabajar dieciséis horas al día para completarla. Las marchas de la muerte no son saludables.
Reciba retroalimentación - Obtenga una imagen realista de las personas que trabajan con usted. Dar plazos imposibles a los contratistas o empleados solo generará resentimiento.
Planificación continua - Si utiliza un modelo de planificación hacia atrás, debe actualizar constantemente los planes para que se ajusten a su fecha límite. Esto significa hacer recortes, adiciones o mejoras para que el proyecto se ajuste al plazo previsto.
Marcar exceso de equipaje - Identificar áreas de una tarea o proyecto que se ignorarán si el tiempo se agota. ¿Qué correos electrónicos tendrá que eliminar si tarda demasiado en vaciar su bandeja de entrada? ¿Qué características le faltará a su producto si necesita un acabado rápido?
Revisar - Para fechas límite de más de un mes, realice una revisión semanal para realizar un seguimiento de su progreso. Esto le ayudará a identificar métodos que puede utilizar para acelerar el trabajo y le ayudará a planificar el futuro de manera más eficiente.
Buscar atajos - Casi cualquier tarea o proyecto tiene atajos que puede utilizar para ahorrar tiempo. ¿Existe una biblioteca prefabricada que pueda usar en lugar de crear sus propias funciones? ¿Un autorespondedor para responder correos electrónicos similares? ¿Un experto al que puede llamar para ayudar a resolver un problema?
Batir y luego polaco - Establezca una fecha límite estricta para la finalización básica y luego establezca una fecha límite más cómoda para mejorar y pulir posteriormente. A menudo, realizar rápidamente los conceptos básicos de una tarea no requerirá más pulido que hacerlo lentamente.
Recordatorios - Publique recordatorios de sus fechas límite en todas partes. Es necesario crear un sentido de urgencia con los plazos para evitar que las distracciones los hagan a un lado.
Planificación anticipada - No es mutuamente excluyente con la planificación hacia atrás, esto implica planificar los detalles de un proyecto antes de establecer una fecha límite. Excelente para lograr claridad sobre lo que está tratando de lograr antes de establecer límites de tiempo arbitrarios.
Establecer un temporizador - Consigue uno que suene. De alguna manera, la cuenta regresiva de un temporizador parece más realista para una caja de tiempo de noventa minutos que simplemente mirar su reloj.
Escríbalos - Cualquier fecha límite superior a unas pocas horas debe anotarse. De lo contrario, es una inclinación, no una meta. Tener fechas límite escritas las hace más tangibles que las decisiones internas por sí solas.
Barato / Rápido / Bueno - Ben Casnocha en My Start Up Life menciona que solo puedes tener dos de los tres. Elija dos de las dimensiones baratas / rápidas / buenas antes de comenzar un proyecto para ayudarlo a establecer prioridades.
Se paciente - Usar una fecha límite puede parecer completamente opuesto a la paciencia. Pero es necesario tener paciencia con las tareas inflexibles para centrarse en su finalización. La paradoja es que cuanto más paciente sea, más podrá concentrarse. ¡Cuanto más puedas concentrarte, más rápido obtendrás los resultados!