CÓMO CREAR UNA LISTA DE TAREAS PENDIENTES QUE AUMENTE ENORMEMENTE SU PRODUCTIVIDAD

Son las 6:00 a. M. Y acabas de despertar. Después de la ducha, es hora de desayunar, enterarse de las noticias leyendo el periódico matutino y empezar a trabajar. Te sientes relajado y feliz. Tienes expectativas muy altas para el día y quieres ser lo más productivo posible con tu lista de tareas pendientes.

Avance rápido hasta las 2 pm del mismo día. Está trabajando apresuradamente y apenas ha tenido la oportunidad de tomar un descanso para almorzar. Empieza a sentirse un poco estresado y cansado debido a la apretada agenda. Además, parece que tienes que volver a ciertas tareas y arreglarlas porque no tuviste tiempo para concentrarte en ellas correctamente.

Desearía encontrar un botón de reinicio para poder comenzar el día desde todas partes con una estrategia diferente.

Lo que probablemente experimentó fue esto: planeó su día la noche anterior y sintió que estaba al tanto de sus tareas. Sin embargo, las cosas empezaron a ir mal cuando seguía agregando tareas a su lista, y finalmente su lista de tareas tenía muchos kilómetros de largo. Su lista de tareas pendientes también contenía tareas que eran prácticamente imposibles de realizar en un día.

El otro punto que contribuyó a su día ajetreado y estresante fue no comprender cuánto tiempo tomaría completar una tarea en particular y cuándo ejecutarla. Si tuviera esta información, hubiera sido más fácil determinar el momento adecuado para ejecutar la tarea.

Finalmente, realmente no hubo ninguna flexibilidad en sus planes. Olvidó agregar un búfer entre las tareas y comprendió que ciertas tareas son mucho más grandes de lo que parecen afuera.

Pero ¿sabe qué? Estas razones por sí solas no fueron la razón principal de su estrés y ajetreo. Sigue leyendo para descubrir qué fue.

Tabla de contenido

En qué se equivocan las personas con una lista de tareas pendientes
Componentes de una gran lista de tareas pendientes
Cómo crear una lista de tareas pendientes que aumente su productividad
La línea de fondo
Más consejos de productividad

En qué se equivocan las personas con una lista de tareas pendientes

¿Sabes realmente lo que se supone que debes hacer?

¿Cuánto tiempo dedicó realmente a planificar su día? ¿Fueron solo 5 minutos mientras el televisor lo distraía?

Si es así, entonces esta fue probablemente la razón principal por la que su día se volvió tan estresante.Publicidad

Cuando planifique sus días, debe comprender realmente las tareas que está a punto de realizar y lo que se necesita para cumplirlas. Esto es necesario, especialmente con las tareas importantes, porque puede progresar con las tareas que más importan.

La falta de tiempo dedicado a la planificación también se mostrará como demasiadas tareas importantes en su lista diaria. Si no ha dividido las tareas en partes más pequeñas, es probable que no las termine durante el día. Esto, a su vez, te hace castigarte por no completar tu lista de tareas.

Por último, no trate la creación de una lista de tareas como algo secundario que intente hacer lo más rápido posible. De hecho, cuando presta más atención a la lista de tareas del día siguiente, es más probable que la lista sea realista y menos estresante para usted.

Componentes de una gran lista de tareas pendientes

Cuando hablo de una buena lista de tareas, considero que estas características forman parte de ella:

Equilibrado

La lista de tareas contiene tareas importantes y menos importantes. Seamos realistas: aunque a todos nos gustaría trabajar solo en tareas importantes (por ejemplo, las relacionadas con objetivos), también tenemos que ocuparnos de las tareas menos importantes (como hacer mandados, cuidar de su hogar u otras cosas cotidianas). ).

Flexibilidad suficiente

¿Qué sucede cuando ha planificado una tarea, pero no puede ocuparse de ella? ¿Tiene un plan B en marcha? De lo contrario, intente averiguar la acción alternativa que puede tomar en estos escenarios.

Tiempo para las transiciones

Comprenda que los tiempos de transición también consumen su tiempo. Asegúrese de que cuando planifique su lista de tareas, este tiempo también esté incluido en sus planes. Agregar un búfer adicional entre tareas hará que su lista sea más flexible y realista.

No demasiadas tareas para un día

Darle una cifra exacta de cuántas tareas debe tener en su lista diaria es difícil. Depende de tu situación, pero estoy dispuesto a decir que entre 5 y 10 tareas debería ser suficiente por un día.

Comprenda que ciertas tareas son muy rápidas, por lo que es más fácil incluir más y organizar sus tareas en ciertos días. Solo asegúrese de que también haya tareas importantes en la lista para que pueda continuar con sus proyectos más grandes.

Escudo de protección

Construya un escudo de protección alrededor de su lista de tareas para que la menor cantidad posible de tareas pueda aterrizar en su lista y que la cantidad de elementos en su lista no aumente durante el día.Publicidad

En el primer caso, intente eliminar las fuentes de sus tareas. Esto se hace reduciendo sus compromisos y limitando los proyectos que tiene. El caso es que cuantos más compromisos (o proyectos) tengas, más probabilidades hay de que acaben como tareas de tu lista diaria.

En el segundo caso, haga que su lista sea cerrada. Aprendí este concepto leyendo Hágalo mañana y otros secretos de la gestión del tiempo por Mark Forster. Para crear una lista de tareas cerrada, todo lo que tiene que hacer es dibujar una línea debajo de la última tarea de la lista.

Cuando haya hecho esto, no podrá agregar ninguna tarea nueva a su lista durante el día. Esto asegura que la cantidad de tareas realmente disminuya a medida que avanza el día.

Cómo crear una lista de tareas pendientes que aumente su productividad

Para hacer una lista que realmente puedas lograr al día siguiente , Haz lo siguiente:

1. Elimina tareas innecesarias

Revise sus compromisos y decida si realmente los necesita.

Por ejemplo, era un miembro activo de nuestro club de informática local en mi ciudad natal, pero luego me di cuenta de que ya no tenía tiempo suficiente para esa actividad. Aunque sigo siendo miembro del club, ya no participo en sus actividades. Esto ha eliminado las tareas relacionadas con ese compromiso.

2. Tómese su tiempo para planificar la lista

No se apresure a crear su lista de tareas; dedique algún tiempo a la fase de planificación. Si es necesario, aíslese para la parte de planificación yendo a una habitación separada en su casa (o incluso saliendo afuera). De esta manera, puede pensar en las tareas antes de ponerlas en su lista de tareas pendientes.

Intente dedicar al menos 15 minutos a su lista cuando la planifique.

3. Mueva las tareas importantes al principio

Cuando planifique su día, asegúrese de que las tareas importantes estén al principio de su lista. Esto garantiza que realice esas tareas lo más rápido posible.

Por ejemplo, como blogger, me aseguro de tener las tareas de creación de contenido al principio de mi lista. Tan pronto como me despierto, ataco esas tareas de inmediato y se terminan antes de ir a trabajar.Publicidad

4. Realice un seguimiento de las tareas recurrentes

Es posible que tenga tareas recurrentes en su lista, pero ¿sabe cuánto tiempo tardan en realizarse?

Si no es así, asegúrese de realizar un seguimiento del tiempo para averiguarlo. Esto le ayuda a planificar mejor su día, ya que sabe cuánto tiempo lleva una tarea y si hay un determinado intervalo de tiempo en su programa en el que la tarea podría ejecutarse.

5. Lote de tareas similares

Mire su lista y averigüe si hay tareas similares que pueda procesar por lotes. De esta forma, puede eliminar determinadas tareas de su lista de forma más rápida y sencilla.

6. Defina las tareas con más detalle

No se limite a incluir una tarea como crear un sitio web en su lista; asegúrese de haber dividido la tarea en pedazos más pequeños. Cuanto más pequeñas sean las tareas, más fácil será realizarlas antes de la fecha de vencimiento.

7. Haga algo de trabajo de preparación por adelantado

Asegúrese de prepararse para ciertas tareas con anticipación.

Por ejemplo, escribo los esquemas de mis publicaciones de invitado los domingos para que sea más fácil (y más rápido) para mí comenzar a escribir las publicaciones reales cuando me despierto. Con un poco de trabajo de preparación, acelero las cosas y me aseguro de que las tareas se realicen cuando llegue el día correcto.

8. Automatice el mantenimiento

Naturalmente, podría utilizar un enfoque de lápiz y papel para su lista personal de tareas pendientes, pero también trate de aprovechar la tecnología. De hecho, intente encontrar una herramienta que se encargue del mantenimiento de su lista de tareas por usted. Mi herramienta preferida es Nozbe , Pero hay otras aplicaciones de gestión de tareas que tú también puedes probar.

9. Conozca sus tipos de tareas y su horario

Finalmente, cuando planifique su día, hágase estas preguntas:

¿Qué más tengo en mi agenda?

Esta pregunta se refiere a su horario personal. Por ejemplo, si viaja, asegúrese de que su lista refleje este hecho. No intente sobrecargar su lista con demasiadas tareas, ya que es más probable que solo haga una fracción de ellas.

¿La tarea es un portero?

Esta pregunta pregunta si la tarea está bloqueando otras tareas que deben ejecutarse.Publicidad

De vez en cuando, es posible que tengamos una tarea de la que debemos ocuparnos primero. Una vez hecho esto, solo entonces podrá realizar las siguientes tareas.

Cuando se concentre en crear su lista de tareas de una manera enfocada, podrá identificar a los guardianes fácilmente.

¿Tengo icebergs en mi lista?

Esta pregunta pregunta si su tarea es en realidad mucho más grande de lo que parece. A veces, cuando comienzas a trabajar en una tarea, pronto te darás cuenta de que es mucho más grande de lo que pensabas inicialmente (compáralos con los icebergs, donde solo la punta del iceberg está sobre el agua, pero la mayor parte del hielo está debajo). .

Una vez más, cuando te concentras lo suficiente en tu lista de tareas durante la fase de creación, es más fácil detectar estos icebergs y dividir las tareas en partes más pequeñas y manejables.

¿Es la tarea a prueba de distracciones?

No todas las tareas son iguales: algunas toleran más distracciones, mientras que otras requieren toda su atención.

Por ejemplo, puedo consultar mi flujo de Twitter o hacer un simple mantenimiento de blog incluso cuando estoy con mi familia. Estas tareas son a prueba de distracciones y puedo ocuparme de ellas, incluso si no tengo toda mi atención en ellas.

La línea de fondo

Si todavía tiene dificultades para realizar sus tareas diarias en su lista de tareas pendientes, asegúrese de analizar las razones por las que esto sucedió. En todo caso, no se castigue por no terminar su lista de tareas.

Nadie es perfecto y podemos aprender de nuestros errores.

Se necesita un poco de práctica para crear una gran lista de tareas. Sin embargo, una vez que aprenda a poner todas las piezas juntas, las cosas se verán mucho mejor y, en general, será más productivo.