CÓMO CREAR UNA LISTA DE TAREAS PENDIENTES Y HACER LAS COSAS REALMENTE

Una de las formas más poderosas de reducir el estrés y el agobio cuando se siente ansioso por su trabajo es sentarse con un lápiz y una hoja de papel y escribir todas las cosas que tiene que hacer. ¿Qué autor de Resolviendo las cosas , David Allen llama un barrido mental. Alivia su cerebro de la sobrecarga cognitiva y cuando puede ver enumeradas todas las cosas que tiene que hacer, obtiene una sensación de consuelo al saber que no es tan malo como su cerebro le decía.

Sin embargo, simplemente sacar todas esas cosas que tienes que hacer de tu cabeza no hace el trabajo. Es solo el primer paso.

Para obtener realmente el beneficio de hacer una lista de tareas pendientes, hay pocas cosas que puede hacer que harán que su lista de tareas pendientes sea mucho más eficaz.

1. Sea claro sobre lo que necesita hacer

A menudo veo listas de tareas con tareas escritas como Habla con Tim o Preparar presentación . El problema de escribir tareas como esta es que no están claras. Hay una serie de preguntas que quedan sin respuesta. ¿Hablar con Tim sobre qué? ¿Qué presentación? ¿Qué necesita prepararse?

Cuando escriba una tarea, sabrá lo que quiere hacer; pero después de un fin de semana o unos días, lo que quiere lograr se ha vuelto turbio y confuso. Es mucho mejor escribir Habla con Tim sobre el viaje de la próxima semana a Berlín o preparar un esquema para la presentación de la próxima semana a la Junta Directiva . Claro, puede tomar unos segundos más escribir las palabras adicionales, pero te lo agradecerás más tarde cuando llegues a hacer la tarea.

Escribir tareas como esta deja muy claro lo que quieres hacer . Y cuando se siente para comenzar su trabajo, sabrá exactamente lo que implica hacer esas tareas para que pueda tomar mejores decisiones sobre en qué trabajar.Publicidad

También ahorra mucho tiempo porque la claridad significa que podrá obtener los archivos correctos y comenzar de inmediato, en lugar de tener que pasar unos minutos tratando de recordar lo que debe hacer.

2. No feche las tareas al azar

Es muy tentador agregar una fecha a cada tarea que escribe; no quiere olvidarse de hacerla, ¿verdad? El problema de fechar al azar cada tarea que pone en su lista de tareas pendientes es que termina con una abrumadora lista diaria de tareas que no necesita hacer el día que ha elegido, y las reprogramará o las ignorará.

En cambio, sea más estratégico. Solo ponga una fecha en una tarea si tiene la intención de hacerlo ese día. He visto a diario listas de tareas pendientes con veinte o treinta tareas cuando la persona tiene un día de reuniones consecutivas. En estas circunstancias, no hay forma de que se terminen las tareas.

Está bien incluir una tarea de recordatorio en su lista diaria de tareas, algo como RECORDATORIO : Revise el Proyecto X - ¿Es necesario hacer algo? O cree una lista de llamadas para hacer y tenga una tarea diaria que le indique que revise su lista de llamadas. Simplemente esfuércese por mantener su lista de tareas diarias manejable y realista.

Dedicar un poco de tiempo cada semana a planificar su semana en función de lo que está en su calendario le ayudará a mantener su lista de tareas pendientes más eficaz. Entonces puede agregar fechas a sus tareas. Cuando tenga un día tranquilo en la oficina sin reuniones, tenga una lista más larga de tareas pendientes. Si está de viaje de negocios, reduzca la cantidad de tareas en su lista.

3. Mantenga su lista diaria en no más de diez tareas

Cuando le sugiero esto a la gente, a menudo se ríen de mí. Creen que están mucho más ocupados que eso y deben tener al menos veinte tareas en su lista.Publicidad

El problema aquí es con todas las distracciones, emergencias e interrupciones que vas a tener cada día; no vas a hacer esas veinte tareas. Llegará al final del día frustrado porque está reprogramando del veinticinco al cincuenta por ciento de las tareas que tenía en su lista.

En cambio, al final del día, dedique entre diez y quince minutos a priorizar el día siguiente. Elija las diez tareas más importantes de su lista y resaltarlos de alguna manera. Muchos administradores de listas de tareas tienen una forma de marcar tareas, por lo que puede agregar una bandera a las 10 tareas que desea hacer al día siguiente.

Esto no solo lo mantiene enfocado en lo que es importante, sino que también lo obliga a elegir las tareas que tendrán el mayor impacto positivo en su día.

Cuando comience a priorizar su lista de tareas pendientes de esta manera, naturalmente se volverá más concentrado y dedicará más de su valioso tiempo a tareas que lo hagan avanzar en sus proyectos y metas.

4. Agrupar tareas similares

Cuando mire su lista de tareas pendientes, notará que muchas tareas son de naturaleza similar.

Llamar a sus clientes, por ejemplo. Si tiene dos o tres tareas en su lista diaria que implican llamar a sus clientes, agrúpelas y hágalas al mismo tiempo. Programe treinta minutos más o menos para hacer sus llamadas y hágalas una tras otra. Del mismo modo, si tiene tareas relacionadas con el correo electrónico, agrúpelas también. Descubrirá que hace mucho más y que su mente está mucho más concentrada en el trabajo que está haciendo.Publicidad

Puede volverse caótico cuando cambia entre diversos tipos de trabajo durante todo el día. Es mucho mejor para su eficacia y productividad hacer tareas similares juntos . Tiene las herramientas adecuadas (aplicaciones, correo electrónico telefónico, etc.) abiertas y le ahorrará mucho tiempo.

5.Haga que su lista de tareas sea motivadora

Cuando escribe tareas como responder a un correo electrónico o hacer llamadas de seguimiento de los clientes, no hay una motivación real allí. Simplemente se siente como si estuvieras pasando por la rutina de hacer el trabajo. Siempre que sea posible, escriba tareas como poner a cero la bandeja de entrada del correo electrónico y llamar a mis clientes para asegurarse de que estén contentos. Esto puede parecer simplista, pero muchas veces una lista de cosas por hacer no tiene valor emocional. Es solo una lista de trabajo por hacer.

Para ayudar a que la lista sea más inspiradora, escribir tareas para que evoquen una respuesta emocional . Hacer felices a tus clientes será más motivador que simplemente llamarlos, porque ese es tu trabajo o competir contigo mismo para que tu bandeja de entrada de correo electrónico esté a cero cada día agrega un poco más de chispa a la tarea.

Otra forma de hacer que su lista de tareas sea más motivadora es mantén la lista diaria corta . Como escribí anteriormente, cuando su lista de tareas diarias no tenga más de diez tareas, se sentirá alcanzable. Si tiene entre veinte y treinta tareas, se sentirá abrumador. Es mucho mejor echar un vistazo a su lista diaria y sentirse inspirado que mirar su lista y sentirse desmotivado.

6. Haga una revisión semanal

Para cualquiera que haya leído el libro de David Allen Resolviendo las cosas libro, sabrá todo sobre la revisión semanal. Sin embargo, me sorprende la cantidad de personas que no lo hacen. Si desea que su lista de tareas pendientes siga siendo eficaz y esté actualizada, una revisión semanal es vital.

Durante la semana, cuando estás corriendo y haciendo cosas, te perderás cosas. Somos seres humanos y nos olvidaremos de marcar las tareas que hemos realizado, agregaremos tareas urgentes y no agregaremos una fecha y nos olvidaremos de agregar tareas. La revisión semanal es donde se detiene durante una hora y toma una visión general de lo que tiene que hacer.Publicidad

Idealmente, su revisión semanal debe realizarse en un lugar libre de distracciones para que pueda concentrarse en el trabajo que tiene que hacer y planificar la semana siguiente. Reúna todas sus tareas (es posible que las haya escrito en un cuaderno y no las haya agregado a su lista de tareas pendientes) y elimine las tareas que ya no son necesarias o que ya se han realizado.

Hacer una revisión semanal le permite tener el control total. Le permite estar al tanto de su trabajo, decidir qué debe hacer a continuación y qué se puede posponer para un momento posterior. Es la mejor forma que conozco comenzando la semana con un plan y una dirección y es una manera de asegurarse de que está haciendo las cosas correctas y de no quedar atrapado en tareas menores que no lo hagan avanzar en sus proyectos o metas.

La línea de fondo

Cuando se usa correctamente, una lista de tareas puede ser la motivación y el motor que lo impulsa a hacer su mejor trabajo y lograr cosas increíbles. Lo mantiene enfocado en las cosas importantes y evita que se pierda tareas que de otra manera podrían perderse.

Las listas de tareas también te ayudan a reducir el estrés y el abrumador porque, en lugar de tratar de recordar todo lo que tienes en la cabeza, has exteriorizado todo el trabajo que tienes que hacer, liberando espacio en tu mente para esfuerzos más creativos.

Recapitulemos las conclusiones clave:

Escribe tareas para que quede muy claro lo que tienes que hacer. Si tiene que llamar a alguien, ponga su número de teléfono en la tarea para ahorrar tiempo buscando el número.
Agregue fechas significativas y no aleatorias. Cuando su lista de tareas diarias solo tiene tareas que deben realizarse ese día, estará mucho más concentrado en el trabajo correcto.
Solo permita un máximo de diez a doce tareas marcadas por día en su lista de tareas pendientes. Esto no significa que solo realice esas tareas. Si tiene tiempo y energía al final del día, siempre puede hacer más.
Agrupe tareas similares para que pueda concentrarse en el tipo de trabajo que está haciendo al mismo tiempo. Esto ayuda a evitar la riesgos de la multitarea .
Escriba sus tareas para que sean significativas y motivadoras. Quieres mirar tu lista y estar motivado para quedarte atascado y hacer el trabajo.
No deje de hacer una revisión semanal completa. Este es el pegamento que mantiene todo unido y relevante.