Todos los gerentes y líderes deben dominar el arte del proceso de delegación. Comprender cómo y cuándo asignar la responsabilidad a otros es esencial para mantener un alto nivel de productividad, tanto a nivel personal como organizacional. La delegación de tareas también es esencial para un liderazgo eficaz.

Aprender a delegar es formar un equipo cohesionado y eficaz que pueda cumplir con los plazos. Además, saber cuándo y cómo delegar el trabajo reducirá su carga de trabajo, mejorando así su bienestar en el trabajo e impulsando su satisfacción laboral. Desafortunadamente, muchos líderes no están seguros de cómo delegar adecuadamente o dudan en hacerlo.

En esta guía, descubrirá lo que realmente implica la delegación, cómo la delegación de tareas beneficia a su equipo y cómo asignar tareas de manera efectiva.

Tabla de contenido

1. La importancia de la delegación
2. ¿Por qué la gente teme delegar tareas?
3. La diferencia entre delegación y asignación
4. Cómo delegar tareas de forma eficaz
5. Línea de fondo
6. Más consejos para el liderazgo productivo

La importancia de la delegación

Un buen líder sabe delegar. Cuando delega parte de su trabajo, libera su tiempo y logra más a diario.

La delegación efectiva también promueve la productividad y la buena gestión del tiempo dentro de un equipo al aprovechar el conjunto de habilidades existentes de sus miembros y permitirles desarrollar nuevos conocimientos y competencias en el camino. El resultado es un equipo más flexible que puede compartir roles cuando surge la necesidad^[1].

Cuando está dispuesto a delegar, está fomentando una atmósfera de confianza y seguridad. Sus acciones envían una señal clara: como líder, confía en sus subordinados para lograr los resultados deseados. Como resultado, llegarán a pensar en usted como un líder agradable y eficaz que respeta sus habilidades y necesidades.

La delegación no se trata de ladrar órdenes y esperar que su personal se alinee. El trabajo de un gerente es obtener lo mejor de quienes están bajo su supervisión y, al hacerlo, maximizar la productividad y las ganancias ^[2].

A continuación, se muestra un ejemplo de mala delegación:Publicidad

La delegación cuidadosa ayuda a identificar y capitalizar las fortalezas y debilidades únicas de los miembros del equipo. La delegación también impulsa el compromiso de los empleados, ya que demuestra que los gerentes están interesados ​​en aprovechar sus talentos.^[3]

¿Por qué la gente teme delegar tareas?

La delegación aumenta la productividad, pero no todos los gerentes están dispuestos o pueden delegar.^[4]¿Por qué? A continuación, presentamos algunas razones comunes:

• Les molesta la idea de que alguien más pueda obtener el crédito por un proyecto.
• Están dispuestos a delegar en principio, pero temen que su equipo no pueda asumir más responsabilidades.
• Sospechan que su personal ya está sobrecargado de trabajo y se sienten reacios a aumentar su carga.
• Sospechan que es más sencillo y rápido simplemente hacer una tarea ellos mismos.
• No les gusta la idea de dejar de lado las tareas que les gusta hacer.
• Temen que si delegan la responsabilidad, su propio gerente concluirá que no pueden manejar su carga de trabajo.

La diferencia entre delegación y asignación

La mayoría de la gente piensa que la delegación y la asignación son sinónimos, pero se debe hacer una distinción importante entre los dos.^[5]

Cuando asigna una tarea, simplemente está instruyendo a un subordinado para que lleve a cabo una acción específica. Les dices qué hacer y ellos lo hacen; es así de simple.

Por otro lado, la delegación implica transferir parte de su propio trabajo a otra persona. No solo reciben un conjunto de instrucciones.La parte importante es que se les asigna un rol que requiere que tomen decisiones y se les haga responsables de completar la tarea.^[6]

Cómo delegar tareas de forma eficaz

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de delegar el trabajo para poder combatir el miedo a la delegación, crear un equipo eficiente y trabajar más rápido? A continuación, se incluye una guía paso a paso:

1. Sepa cuándo delegar

Al comprender cuánto control necesita mantener sobre una situación, puede determinar la mejor estrategia para empoderar a los trabajadores. Hay 7 niveles de delegación que ofrecen a los trabajadores diferentes grados de responsabilidad.Publicidad

Este breve video explica estos niveles y ofrece ejemplos de cuándo es apropiado usar cada uno:

La delegación ocurre a lo largo de un espectro. El nivel más bajo de delegación ocurre cuando le dices a otras personas qué hacer. Ofrece pocas oportunidades para que los empleados prueben nuevos enfoques. La forma de delegación más empoderadora ocurre cuando puede ceder la mayor parte de su control sobre el proyecto al empleado.

Saber cómo delegar el trabajo lo ayuda a comprender cómo conectar a las personas con tareas que aprovechan al máximo sus talentos. Cuando se hace correctamente, asegura que obtendrá el mejor resultado final.^[7]

Cuando esté decidiendo cómo delegar el trabajo, haga las siguientes preguntas:

• ¿Tiene que estar a cargo de esta tarea o alguien más puede llevarla a cabo?
• ¿Requiere esto su atención para tener éxito?
• ¿Ayudará este trabajo a un empleado a desarrollar sus habilidades?
• ¿Tiene tiempo para enseñarle a alguien cómo hacer este trabajo?
• ¿Espera que tareas de esta naturaleza se repitan en el futuro?

2. Identifique a la mejor persona para el trabajo

Tienes que pasar la antorcha al miembro correcto del equipo para que la delegación funcione. Su objetivo es crear una situación en la que usted, su empresa y el empleado tengan una experiencia positiva.

Piense en las habilidades de los miembros del equipo, su voluntad de aprender y sus estilos e intereses de trabajo.La persona que delegue podrá realizar el trabajo de manera más eficaz.si son capaces, capacitables e interesados. Cuando sea posible, déle a un empleado la oportunidad de aprovechar sus fortalezas.

Los trabajadores sin experiencia pueden necesitar más orientación que los veteranos experimentados. Si no tiene tiempo para preparar al empleado más nuevo para el éxito, no es justo delegar en él.

También debe considerar qué tan ocupados están sus empleados. Lo último que quiere hacer es abrumar a alguien dándole demasiadas responsabilidades.Publicidad

3. Dígale y venda para conseguir la compra del miembro

Una vez que haya encontrado a la persona perfecta para el trabajo, todavía tiene que conseguir que asuma la nueva responsabilidad. Hágales saber por qué los eligió para el trabajo.^[8]Cuando muestra a los demás que apoya su crecimiento, se crea una cultura de confianza. Los empleados que ven las tareas delegadas como oportunidades tienen más probabilidades de invertir en el resultado.

Cuando trabaje con empleados nuevos, exprese su voluntad de brindar apoyo y comentarios continuos. Para los empleados experimentados, tenga en cuenta sus pensamientos y experiencias.

4. Sea claro y específico sobre el trabajo

Es fundamental explicar a los empleados por qué es necesario el proyecto, qué espera de ellos y cuándo debe presentarse.^[9]Si saben lo que espera, será más probable que lo cumplan.

Al establecer expectativas claras, les ayuda a planificar cómo llevar a cabo la tarea. Configure los hitos del proyecto para que pueda verificar el progreso sin microgestión. Si su empleado tiene problemas para cumplir con un hito, todavía tiene tiempo para corregir el rumbo antes de que venza el producto final.

Este tipo de rendición de cuentas se usa comúnmente en las universidades. Si los estudiantes solo conocen la fecha límite y los requisitos básicos para completar los trabajos de investigación más importantes, es posible que pospongan el trabajo hasta la undécima hora. Muchos programas requieren que los estudiantes se reúnan con asesores semanalmente para obtener orientación, estructura de direcciones y resolver problemas en sus métodos antes de las fechas límite. Estas medidas preparan a los estudiantes para tener éxito al mismo tiempo que les dan el espacio para producir un gran trabajo.

5. Apoye a sus empleados

Para ver los mejores resultados posibles de la delegación, sus subordinados necesitan recursos y apoyo de su parte. Conéctelos con capacitación y materiales para desarrollar conjuntos de habilidades que aún no tienen.^[10]

Puede tomar más tiempo por adelantado poner los recursos a disposición, pero ahorrará tiempo si hace el trabajo correctamente. Para tareas recurrentes, esta formación se amortiza repetidamente.

A veces, los empleados necesitan ayuda para ver qué están haciendo bien y cómo pueden mejorar. Dar y recibir retroalimentación es una parte esencial de la delegación de tareas. Esta también es una buena manera de monitorear las tareas delegadas como líder. Si bien puede realizar un seguimiento del progreso de las tareas, no está microgestión los empleados.Publicidad

A lo largo del proyecto, pregunte periódicamente a sus empleados si necesitan apoyo o aclaraciones. Deje en claro que confía en ellos para hacer el trabajo y que desea crear un espacio para que hagan preguntas y ofrezcan comentarios. Esta retroalimentación lo ayudará a refinar la forma en que delega el trabajo.

6. Muestre su agradecimiento

Durante los controles periódicos, reconozca las ganancias que haya visto en el proyecto hasta el momento. Reconozca que sus empleados están progresando hacia el objetivo. El principio de progreso establece lo importante que es celebrar los pequeños logros para mantener motivados a los empleados.^[11]Los trabajadores serán más efectivos y dedicados si saben que usted nota sus esfuerzos.

Reconocer a los empleados cuando lo hacen bien les ayuda a comprender la calidad del trabajo que espera. Hace que sea más probable que quieran volver a trabajar contigo en proyectos futuros.

Línea de fondo

Ahora que sabe exactamente lo que significa la delegación y las técnicas para delegar el trabajo de manera eficiente, está en una excelente posición para optimizar sus tareas e impulsar la productividad en su equipo.

Delegar es otorgar autonomía y autoridad a otra persona, aligerando así su propia carga de trabajo y construyendo un equipo completo y bien utilizado.

Las habilidades de delegación pueden parecer complicadas o aterradoras, pero se vuelven mucho más fáciles con el tiempo. Comience poco a poco delegando un par de decisiones a los miembros de su equipo durante la próxima semana o dos.

Más consejos para el liderazgo productivo

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Crédito de la foto destacada: CoWomen a través de unsplash.com

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