Cómo utilizar la matriz de gestión del tiempo para hacer lo que importa

Cómo utilizar la matriz de gestión del tiempo para hacer lo que importa

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Cuando suceden cambios o interrupciones importantes en la vida, la administración del tiempo es una de las primeras cosas que salen volando por la ventana. En esas situaciones, el tiempo puede perder todas las definiciones. Es comprensible que los términos urgente e importante adquieran nuevos significados.

En su libro, Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas , Steven Covey popularizó un concepto que él llama matriz de gestión del tiempo. Covey divide el tiempo que pasamos mientras estamos despiertos en cuatro cuadrantes:



  • Cuadrante 1 : Urgente e Importante. Ejemplos: obtener ayuda en una emergencia médica o evitar que un niño pequeño corra hacia el tráfico.
  • Cuadrante 2 : No urgente, pero importante. Ejemplos: cambiar el aceite de su automóvil con regularidad o cumplir con un objetivo interno de la empresa para responder de manera significativa a cada contacto con el cliente en una hora.
  • Cuadrante 3 : Urgente, pero no importante. Ejemplos: un compañero de trabajo que pasa a preguntar sobre el picnic de la empresa o responde a ofertas por tiempo limitado.
  • Cuadrante 4 : Ni urgente ni importante. Ejemplos: doomsdesplazamiento a través de los feeds de las redes sociales, responder a los comentarios del sitio web publicados por personas que no conoce o sesiones de televisión en exceso.

Aquí está el gráfico matricial ilustrado por Sage Automation:[1]



Para hacer el mejor uso posible de estos cuatro cuadrantes, debemos ser brutalmente honestos acerca de cómo y a qué asignamos los términos de Covey. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:

1. Ponga una cifra en dólares a su tiempo

Si quieres eliminar las pérdidas de tiempo en su vida, comience a tratar su tiempo como si fuera dinero. Considerar el tiempo como un activo puede parecer un concepto algo confuso. La colocación de signos de dólar en sus horas traerá claridad rápidamente.

El experto en finanzas Dave Ramsey sugiere rastrear cada centavo que gana asignando todo su dinero a una categoría. Por ejemplo, $ 1,000 de su próximo cheque de pago podrían caer en la categoría de alquiler, $ 400 podrían ir a comestibles, etc.Publicidad



Hasta que comience a nombrar y controlar su tiempo, la administración del tiempo no será más que conjeturas y sentimientos viscerales. La combinación de la matriz de gestión del tiempo de Covey y la técnica de Ramsey es el primer paso para ponerse en el asiento del conductor de la gestión del tiempo. Tal vez decida que su tiempo tiene un valor en efectivo de $ 30 por hora. Al final de un atracón de Netflix, por ejemplo, descubre que ha pasado 4.5 horas. Eso llega a un valor neto de $ 135. Registre esto en un registro diario bajo entretenimiento.

Si es como la mayoría de las personas, es probable que su momento de claridad llegue a fin de mes cuando totalice los valores en dólares que ha asignado a sus diversas categorías de vida.



Si bien es posible que haya hecho caso omiso de los $ 135 gastados en un solo atracón de TV, ¿cómo se sentirá cuando descubra que, en un mes, gastó $ 1,485 en esa categoría? Como punto de referencia, su inventario de tiempo disponible para un mes de 31 días, asumiendo 16 horas de vigilia al día, asciende a $ 14,880. Las horas de trabajo por sí solas probablemente absorbieron algo en el rango de $ 4,500- $ 6,000.

Ahora tiene el poder de aportar claridad real a la gestión de sus prioridades. ¿Ver televisión valía realmente casi el 10% del total de horas de vigilia? Solo tú puedes responder esta pregunta.

2. Prepárese para el éxito de la matriz de gestión del tiempo

Empiece por escribir todas las tareas

En este punto, todo lo que está tratando de hacer es vaciar su cerebro. No gaste energía pensando en la urgencia, la importancia o la fecha límite. Esa parte vendrá más tarde. Por ahora, haz tu mejor esfuerzo para que todas las tareas que zumban dentro de tu cerebro en una hoja de cálculo o en papel.

Utilice las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades para que pueda descargar sus pensamientos lo más rápido posible. No se detenga hasta que esté seguro de haber capturado todo.

A continuación, asigne una fecha límite a cada tarea

Comience por completar los plazos que sabe que están escritos en piedra. Para mantener relaciones saludables, querrá priorizar los compromisos que ya ha hecho con otras personas. Si es posible, establezca sus plazos antes de lo que prometió; es posible que necesite ese tiempo flexible más adelante. Comience con un objetivo de gestión del tiempo de ser conocido como el tipo de persona que promete menos y cumple demasiado.Publicidad

Resalte las tareas que sabe que son urgentes. Tenga cuidado con la aplicación del término urgente. Lo que le parece urgente puede no tener importancia para su familia, amigos y clientes. Todo el mundo tiene que llegar a una definición de trabajo personal, pero para empezar, utilice esta clasificación con moderación.

Priorice los compromisos previos a medida que clasifica. Siempre puede volver atrás y actualizar una tarea específica a este estado, pero comience mostrando algo de moderación. Después de todo, si todo es urgente, nada puede ser realmente urgente.

Reordene su lista por importancia

Aquí es donde el uso de una hoja de cálculo en lugar de papel realmente puede valer la pena. Inserta una columna de importancia en tu hoja de cálculo o elige un bolígrafo o marcador de diferente color si estás usando papel o fichas. Dale a cada tarea una calificación de importancia de 1 (nada importante) a 100 (de suma importancia).

Personalmente, me gusta usar una escala del 1 al 100 debido a la granularidad que proporciona. Por ejemplo, dos tareas pueden calificar ambas con un 8 en una escala del 1 al 10, pero puede diferenciar entre un 82 y un 88 al ordenar.

3. Inserte su vida en la matriz de gestión del tiempo

Ahora, da un paso atrás y mira lo que tienes. Si ha hecho su tarea, ahora debería ver cada una de sus tareas junto con sus clasificaciones de importancia y urgencia.

Empiece a mover cada tarea a uno de los cuatro cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo. Comience con las ubicaciones obvias. Una vez que estén en la cuadrícula, puede evaluar las situaciones cercanas que podrían terminar legítimamente en uno de los dos cuadrantes. Puede comenzar a reordenar los elementos en términos de importancia o urgencia, y eso está bien. Es posible que se dé cuenta de que algunas tareas no son tan importantes o urgentes como pensaba inicialmente.

Q1: Mantener una pista de aterrizaje abierta

Trate de mantener tantas cosas como sea posible fuera del cuadrante Urgente e Importante. Puede que eso no sea posible en su primer intento de gestión del tiempo, pero establezca un objetivo a largo plazo de mantener algo de espacio abierto en el primer trimestre. Puede lograr esto ocupándose de las tareas que aparecen en los otros tres cuadrantes de la manera más eficiente y eficaz posible.Publicidad

Por ejemplo, un fundador de startups ocupado todavía querrá mantenerse en forma pero no tendrá horas para pasar en el gimnasio. El autor más vendido del Wall Street Journal, el Dr. John Jaquish, recomienda el entrenamiento de resistencia variable sobre el entrenamiento con pesas pesadas. Está científicamente comprobado que el entrenamiento de resistencia variable produce mejores resultados para el fitness en mucho menos tiempo, dice el Dr. Jaquish. Esto, combinado con una dieta alta en proteínas, puede brindar a los empresarios los resultados que desean sin sacrificar valiosas horas de su día.

Obviamente, podría recibir una llamada de un cliente dentro de 10 minutos a partir de ahora que coloque algo instantáneamente en el primer trimestre. Ninguna planificación o preparación de su parte podría haber impedido que aterrizara allí, por lo que no es culpa suya. Su trabajo es mantener la pista de aterrizaje disponible para esta eventualidad.

P2: Elimine estas tareas con bloques de tiempo dedicados

Si algo es importante, es muy probable que eventualmente se convierta en urgente. Usando el ejemplo del cambio de aceite, obviamente desea abordar esta tarea antes de que su motor se detenga. Si no lo hace, una tarea de la Q2 debe reclasificarse repentinamente como Q1, y tendrá una Q1 completamente nueva para hacerla compañía: obtenga un auto de alquiler.

Es posible que otras tareas del segundo trimestre nunca se vuelvan urgentes, pero eso no disminuye la importancia de estos elementos generales. Tal vez se haya comprometido a aprender más para ayudar a promover el antirracismo en el lugar de trabajo, señala la autora y colaboradora de Forbes, Dana Brownlee. Es muy probable que ese objetivo no se materialice hasta que, ya menos que haya bloqueado el tiempo de forma proactiva en su calendario, para asegurarse de que está dedicando el tiempo necesario a ese objetivo.[2]

Sin un esfuerzo consciente para programar estas tareas, quedarán sin hacer para siempre.

P3: Haga algunas preguntas a sus artículos urgentes

Al menos un problema con esta categoría es que las tareas urgentes a menudo se hacen pasar por importantes. Es común confundir los dos, por lo que es fundamental aprender a hacer esta distinción. Un mensaje de texto de un cliente potencial que espera conseguir es urgente, mientras que un correo electrónico de su agente de seguros que desea programar una revisión anual de la póliza probablemente puede esperar hasta el viernes.

Los correos electrónicos, mensajes de voz, mensajes de texto y otras formas de comunicación instantánea casi siempre llevan consigo un sentido de urgencia, pero pueden no ser importantes. Mientras observa las cosas que han aterrizado en el tercer trimestre, pregúntese si comparte el sentido de urgencia del remitente o no. Puede que sea el momento de cancelar la suscripción a determinados grupos, personas o boletines informativos para minimizar el desorden del tercer trimestre.Publicidad

P4: Aproveche al máximo sus actividades que no son urgentes ni importantes

El cuarto trimestre es el cuadrante en el que a todos los posibles administradores de tiempo les gusta dedicarse, pero no se apresure. Si bien definitivamente desea eliminar las pérdidas de tiempo total, este es también el cuadrante donde vive el tiempo de inactividad. En lugar de prometer renunciar por completo a todas las actividades del cuarto trimestre, aproveche al máximo aquellas en las que participa.

Primero, comience por eliminar o delegar tareas que no son el mejor uso de su tiempo. Claro, ese informe debe ser reformateado, pero es probable que un pasante lo haga por usted. Utilice software de ventas para automatizar sus correos electrónicos de prospección, de modo que no tenga que enviarlos todos usted mismo.

Cuando se trata de tomar un descanso, sea consciente de las actividades que lo dejan sintiéndose renovado y las que lo dejan sintiéndose agotado. Di sí a ese paseo por el bosque y no a discutir con extraños en las redes sociales. Si elige sabiamente sus actividades de ocio, sacará el máximo partido a su dinero del cuarto trimestre.

Pensamientos finales

La matriz de administración del tiempo de Covey es una herramienta tremenda para adoptar cuando siente que su horario lo controla a usted en lugar de al revés. Es probable que su éxito se reduzca a lo honesto que sea consigo mismo al asignar etiquetas.

No tenga miedo de preguntarse: ¿Es esto realmente urgente? También deberá hacer una distinción clara entre lo que es importante para usted y lo que es importante para otra persona. Es muy fácil aceptar sin crítica la etiqueta de otra persona de importante o urgente.

Existe un punto óptimo para la administración del tiempo que le permite tener el control total de su horario sin tener que cambiar a un pensamiento rígido. Los emprendedores, en particular, deberán tener en cuenta cierta flexibilidad en sus horarios para poder aprovechar las oportunidades del primer trimestre que surgen sin previo aviso. Sin embargo, demasiada flexibilidad y terminará perdiendo el tiempo. A medida que personaliza las técnicas de Covey y Ramsey para que se adapten a su vida, concédase un poco de gracia para cometer errores y modificar según sea necesario. Llegarás ahi.

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Crédito de la foto destacada: # de exploración a través de unsplash.com Publicidad

Referencia

[1] ^ Automatización SAGE: ¿Qué es exactamente una matriz de gestión del tiempo y cómo puede evitar el mantenimiento?
[2] ^ Forbes: Evite este error de gestión del tiempo en 2021: su calendario se lo agradecerá

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