Diez pasos sencillos para planificar una conferencia exitosa

Diez pasos sencillos para planificar una conferencia exitosa

Mi esposo está planeando una conferencia en este momento y, al mismo tiempo, estoy comenzando a organizar un evento de un día. Ambos nos sentimos bastante intimidados, así que pensé que podría ser útil para nosotros, y para los demás, simplificar el proceso en diez sencillos pasos.

1. Determine el por qué

Siéntese con sus socios (si los tiene) y hable sobre el objetivo final de la conferencia. ¿Es para generar ingresos? ¿Asegurar nuevos clientes? ¿Obtener publicidad? Tenga en cuenta este objetivo a medida que avance en el resto de la lista.Publicidad



2. Crea tu lista de deseos

En un mundo ideal, ¿cómo sería su conferencia? Anote detalles como la ubicación, los oradores, el número y la calidad de los participantes, la comida y las actividades divertidas.



3. Elaborar un presupuesto

¿Cómo pagará su evento? Investigue cualquier recurso que pueda usar de forma gratuita (como el espacio donado) y lo que puede cobrar a los participantes para cubrir los costos y aún así obtener ganancias (si ese es un objetivo). Haga una hoja de cálculo de presupuesto que enumere los principales elementos de costo de su lista de deseos: alquiler de la ubicación, personal, oradores, comidas, señalización, equipo audiovisual, materiales impresos, obsequios y extras divertidos. No olvide incluir los costos de marketing del evento, como un sitio web, y crear un colchón del 10 al 15 por ciento en caso de que los gastos se excedan.

4. Elija prácticamente

El costo, obviamente, será un factor a la hora de elegir dónde realizar su evento y qué servicios brindar, pero también lo será la asistencia. Desea seleccionar una ubicación que esté en la misma ciudad que muchos participantes o cerca de ella.Publicidad



Su orador ideal puede ser Donald Trump, pero de manera realista, probablemente deba optar por una opción menos costosa. Un resort es ciertamente atractivo, pero ¿tiene suficientes salas de reuniones y salas personales, y los participantes disfrutarán del lugar lo suficiente como para pagar una prima?

Considere la posibilidad de encuestar a los participantes de eventos pasados ​​como el suyo para comprender qué es más importante al asistir a una conferencia de este tipo y hacer selecciones basadas en estos comentarios.



5. Trabajar con proveedores

Comience a trabajar con los proveedores de servicios de los elementos de su hoja de cálculo de presupuesto lo antes posible. Comprenda lo que se proporcionará en cada caso y revise los contratos y las políticas de cancelación cuidadosamente (por ejemplo, debe saber si el hotel proporcionará equipo de A / V y soporte en sus salas de reuniones, o si debe traerlo usted mismo) . Si necesita un proveedor específico, le recomiendo que consulte con la Oficina de Convenciones y Visitantes de su ciudad de destino.Publicidad

6. Encuentra oradores

Comuníquese con su red para identificar a los oradores que lo ayudarán mejor a lograr los objetivos de la conferencia y que estén dentro de su presupuesto (no pregunte ni espere que los oradores profesionales aparezcan de forma gratuita). Revise videos de demostración y hable con personas que hayan escuchado a este orador antes. Cuando se comunique con un orador, bríndele amplios detalles para que pueda personalizar sus comentarios para su audiencia y asegúrese de estar al tanto de sus arreglos de viaje y otras necesidades.

7. Establece la agenda

Redacte un cronograma detallado para su conferencia que comience temprano (8 a. M. Es razonable) y finalice temprano (4 p. M.). Programe una combinación de oradores formales, talleres en grupos pequeños y tiempo libre para establecer contactos. Planee alimentar a sus participantes cada pocas horas, ya sea con una comida completa o un refrigerio de descanso. Una vez completada la agenda del día, considere la posibilidad de organizar una cena en un restaurante cercano o un entretenimiento local, como un recorrido.

8. Comercializa tu evento

Cree un logotipo y un esquema de colores para su evento y muéstrelo en el sitio web de un evento con registro en línea. Reúna a sus tropas para correr la voz a través del correo electrónico y publicaciones de invitados en los medios en línea dirigidos a su audiencia. Si es apropiado, utilice los sitios web de listas de eventos locales. Considere ofrecer descuentos a organizaciones que envíen a más de un participante.Publicidad

9. Planifique un día libre de estrés

Comuníquese activamente con sus participantes y proveedores con anticipación para que sepan dónde estar y qué esperar. Obtenga su información de contacto y asegúrese de que tengan la suya. Haga un recorrido por las instalaciones antes de que comience la conferencia para asegurarse de que su personal esté en su lugar y de que todo funcione correctamente. A medida que las cosas terminan y llegan las facturas, revíselas línea por línea para que pueda resolver las disputas en el momento.

10. Evalúe su evento

Ahora que está listo para dedicarse a tiempo completo al negocio de la planificación de eventos, veamos qué puede aprender la próxima vez. Haga que sus participantes llenen un formulario de evaluación en papel o electrónico y busquen comentarios comunes.

(Autor de la foto: en el seminario a través de Shutterstock) Publicidad