3 TÉCNICAS PARA ESTABLECER PRIORIDADES DE MANERA EFICAZ

Es fácil, en la avalancha de la vida, convertirse en un reactor: responder a todo lo que surge, en el momento en que surge, y prestarle toda su atención hasta que surja lo siguiente.

Esta es, por supuesto, una receta para la locura. La sensación de pérdida de control sobre lo que haces y cuándo es suficiente para llevarte al límite, y si eso no te atrapa, los escombros de los proyectos sin terminar que dejas a tu paso seguramente te alcanzarán.

Tener una bandeja de entrada y procesarla de manera sistemática puede ayudarlo a recuperar parte de ese control. Pero una vez que haya procesado su bandeja de entrada y haya enumerado todas las tareas que necesita para comenzar, todavía tiene que averiguar qué hacer el siguiente instante . ¿En cuál de esas tareas dedicará mejor su tiempo y cuáles pueden esperar?

Cuando no establecemos prioridades, tendemos a seguir el camino de menor resistencia. (¡Y seguir el camino de menor resistencia, como nos recordó el difunto gran Utah Phillips, es lo que torció el río!) Es decir, elegiremos y clasificaremos las cosas que tenemos que hacer y trabajaremos en las más fáciles: dejando las tareas más difíciles y menos divertidas para un futuro que, en muchos casos, nunca llega o, peor aún, llega justo antes de que la acción deba ser terminada, arrojándonos a un torbellino de actividad, estrés y arrepentimiento.

Por eso es tan importante establecer prioridades.Publicidad

3 enfoques efectivos para establecer prioridades

Hay tres enfoques básicos para establecer prioridades, cada uno de los cuales probablemente se adapte a diferentes tipos de personalidades. El primero es para los procrastinadores, personas que posponen tareas desagradables. El segundo es para las personas que prosperan con los logros, que necesitan una serie de pequeñas victorias para pasar el día. Y el tercero es para los tipos más analíticos, que necesitan saber que están trabajando en lo más importante objetivamente en este momento. En orden, entonces, son:

1. Come una rana

Hay un viejo dicho que dice que si te despiertas por la mañana y te comes una rana viva, puedes pasar el día sabiendo que lo peor que te puede pasar ese día ya ha pasado. En otras palabras, ¡el día solo puede mejorar!

Popularizado en el libro de Brian Tracy ¡Come esa rana! , la idea aquí es que tu Aborde la tarea más grande, difícil y menos atractiva a primera hora de todos los días. , para que puedas pasar el resto del día sabiendo que lo peor ya pasó.

Cuando tienes una vieja rana gorda en tu plato, realmente tienes que ponerte los nudillos. Otro viejo dicho dice que cuando tienes que comer una rana, ¡no pierdas mucho tiempo mirándola! Vale la pena tener esto en cuenta si usted es el tipo de persona que posterga las cosas al planificar su ataque y prepararse mentalmente durante la mitad del día. ¡Solo ábrelo de par en par y muerde esa rana, amigo! De lo contrario, es casi seguro que se convencerá de no hacer nada.

2. Mueve grandes rocas

Tal vez no seas un procrastinador tanto como un violinista, alguien que la llena a ella o su tiempo preocupándose por pequeñas tareas. Estás ocupado, ocupado, ocupado todo el tiempo, pero de alguna manera, parece que nunca se hace nada importante.Publicidad

Necesitas la sabiduría del tarro de pepinillos. Tome un frasco de pepinillos y llénelo con arena. Ahora intenta poner un puñado de rocas ahí. No puedes, ¿verdad? No hay lugar.

Si es importante poner las rocas en el frasco, primero debe poner las rocas. Llene el frasco con piedras, ahora intente verter algunas piedras. ¿Ves cómo llegan y llenan el espacio disponible? Ahora echa un par de puñados de grava. Una vez más, se desliza directamente hacia las grietas. Finalmente, vierta un poco de arena.

Para los discapacitados metafóricamente, el tarro de pepinillos es todo el tiempo que tienen en un día. Puede llenarlo con pequeñas tareas sin sentido, sin dejar espacio para las cosas grandes, o puede hacer las cosas grandes primero, luego las cosas más pequeñas y finalmente completar los momentos libres con las cosas inútiles.

Para ponerlo en práctica, siéntese esta noche antes de irse a la cama y escriba las tres tareas más importantes que tiene que hacer mañana . No intentes encajar todo necesita, o cree que necesita, hacer, solo las tres más importantes.

Por la mañana, saca tu lista y ataca el primer Big Rock. Trabaja en ello hasta que esté listo o no puedas seguir avanzando. Luego pasa al segundo y luego al tercero. Una vez que las haya terminado todas, puede comenzar con las cosas pequeñas, sabiendo que ha hecho un buen progreso en todas las cosas importantes. ¿Y si no llegas a las pequeñas cosas? Tendrá la satisfacción de saber que logró tres grandes cosas. Al final del día, nadie ha deseado nunca haber pasado más tiempo arreglando su cajón de lápices en lugar de escribir su novela, o imprimiendo etiquetas de correo en lugar de conseguir un gran cliente.Publicidad

3. Cuadrantes Covey

Si simplemente no puede relajarse a menos que sepa absolutamente que está trabajando en lo más importante en lo que podría estar trabajando en cada instante, el sistema de cuadrantes de Stephen Covey tal como está escrito en Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas: lecciones poderosas en el cambio personal podría ser para ti.

Covey sugiere que divida una hoja de papel en cuatro secciones, trazando una línea a lo ancho y una línea de arriba a abajo. En cada uno de esos cuadrantes, coloca sus tareas según sean:

Importante y Urgente
Importante y no urgente
No importante pero urgente
No es importante ni urgente

Las cosas de los cuadrantes III y IV es donde nos empantanamos en lo trivial: llamadas telefónicas, interrupciones, reuniones (QIII) y trabajo ajetreado, disparar la brisa y otras pérdidas de tiempo (QIV). Aunque algunas de estas cosas pueden tener algún valor social, si interfieren con su capacidad para hacer las cosas que son importantes para usted, deben irse.

Los cuadrantes I y II son las tareas que son importantes para nosotros. QI son crisis, fechas límite inminentes y otro trabajo que debe realizarse ahora mismo o sucederán cosas terribles. Si realmente está al tanto de la administración del tiempo, puede minimizar las tareas del primer trimestre, pero nunca podrá eliminarlas: un accidente automovilístico, alguien que se enferma, un desastre natural, todas estas cosas exigen una acción inmediata y rara vez se planifican.Publicidad

Le gustaría pasar el mayor tiempo posible en el Cuadrante II, ocupándose de las tareas que son importantes con suficiente tiempo para realmente adentrarse en ellas y hacer el mejor trabajo posible. Estas son las cosas de las que las cosas QIII y QIV le quitan tiempo, así que después de que haya trazado sus tareas en la cuadrícula del cuadrante Covey, de acuerdo con su propio sentido de lo que es importante y lo que no lo es, trabaje tanto como sea posible en elementos del cuadrante II (y las tareas del cuadrante I cuando surjan).

Llegar a conocerte

Dedique algo de tiempo a probar cada uno de estos enfoques para determinar su tamaño. Es difícil decir qué podría funcionar mejor para una persona determinada: lo que le queda a una como un guante será demasiado vinculante y restrictivo para otra, y demasiado holgado y desestructurado para una tercera. Descubrirá que también necesita dedicar un tiempo a averiguar qué hace que algo sea importante para ti - hacia qué objetivos pretenden llevar sus acciones.

Al final, establecer prioridades es un ejercicio de autoconocimiento. Necesita saber qué tareas tratará como un placer y cuáles como tortura, qué tareas conducen a sus objetivos y cuáles lo desvían o, en el mejor de los casos, lo hacen girar y no ir a ninguna parte.

Estas tres son las estrategias más conocidas y probadas por el tiempo, pero tal vez tenga una idea diferente que le gustaría compartir. Cuéntanos cómo estableces tus prioridades en los comentarios.