( Nota del editor: Esta es una publicación destacada en nuestra serie en curso. 30 días con ... , que describe el uso de una herramienta de productividad, servicio o producto que hemos utilizado durante los últimos 30 días. Queremos brindarles a nuestros lectores una visión en profundidad de las herramientas y productos que les interesan, brindarles nuestras ideas y ofrecerles formas de utilizar estos productos de manera más rápida y mejor. Disfrutar.)

Cuando trabajaba de forma independiente, realmente no necesitaba un administrador de tareas que pudiera manejar la comunicación y la colaboración a lo largo de los kilómetros. Sin embargo, desde que comencé a participar en muchas más actividades de equipo, tanto que tiendo a pasar más tiempo en un entorno de equipo que no, descubrí que mi administrador de tareas que estaba usando (OmniFocus) estaba dejando algunas de las tareas necesarias sobre la mesa. Además, muchas de las personas con las que trabajo no están en un dispositivo Mac o iOS, lo que hizo que el uso de OmniFocus fuera un punto discutible.

Probé otras soluciones de administración de tareas, como Flow e incluso me metí en Wunderkit por un tiempo. Pero nada capturó todo lo que necesitaba en una solución mejor que Asana , creación del ex cofundador de Facebook Dustin Moskovitz y del ex empleado de Facebook, Justin Rosenstein.

Había mucho que explorar en mis 30 días con Asana. Y aunque me sumergí bastante profundo, no quiero abrumarte con todos los puntos más finos. En su lugar, obtendrás muchos de los aspectos más destacados que descubrí durante mi uso de Asana durante los últimos 30 días, y dejaré un respiro para explorar más a medida que se desarrolle el producto.

Empecemos…

Espacios de trabajo

Asana te permite crear espacios de trabajo, que en realidad son más que proyectos. De hecho, puede colocar proyectos dentro de Workspaces. La mejor manera en que puedo describir los espacios de trabajo es que en realidad son áreas de enfoque en las que debe estar atento, y tienen varias capas para que pueda administrar tareas y proyectos dentro de ellas. He creado varios espacios de trabajo:

• Personal: contiene proyectos y tareas personales
• Profesional: contiene proyectos individuales y tareas relacionadas con el trabajo.
• Familia: contiene proyectos y tareas familiares
• Múltiples espacios de trabajo basados ​​en equipos: cada uno de los cuales contiene proyectos y tareas asociados con el equipo con el que estoy trabajando en ese espacio de trabajo.

En ese último punto, Lifehack tiene su propio espacio de trabajo, mis podcasts con los que tengo coanfitriones tienen sus propios espacios de trabajo, etc. Básicamente, cualquier área de enfoque profesional que requiera compartir (como un todo) obtiene su propio espacio de trabajo. Cometí el error de ponerlos bajo Profesional al principio, pero luego tuve que hacer que todos mis proyectos y tareas profesionales fueran privados para mí como resultado. Entonces, si vas a usar Asana como una solución de administración de tareas tanto en equipo como individual, mantén tu espacio de trabajo solo y agrega espacios de trabajo para los diferentes clientes / asociaciones en los que necesitas colaborar y agrega a los involucrados a esos espacios de trabajo.Publicidad

También tengo Familia separada para poder compartir eso con mi esposa y ella no tiene que ver todas mis otras cosas que no la impactan directamente. Claro, puedo compartir tareas y proyectos individuales con ella en ese espacio de trabajo, pero tener uno familiar básicamente nos convierte a ella y a mí en compañeros de equipo en un área de enfoque.

Durante mis primeras semanas con Asana, no pude moverme por los espacios de trabajo en la barra lateral; permanecieron en el orden en que fueron creados. Sin embargo, justo antes de que terminara mi tiempo inicial con Asana, hicieron que ocurriera el reordenamiento de WorkSpaces (entre otras cosas). Así de activamente desarrollado está Asana.

Cada persona que agregue a un espacio de trabajo recibirá una invitación por correo electrónico, y podrá ver si ha aceptado al marcar la pestaña Miembros en la configuración de su espacio de trabajo. Si bien alguien puede ser miembro de más de un espacio de trabajo, las tareas y los proyectos de cada uno son independientes, por lo que solo pueden verlos dentro de ese espacio de trabajo y no en todo Asana en su conjunto. Encuentro que, a pesar de no haber recibido una gran cantidad de correos electrónicos, un correo electrónico de actualización regular de Asana en Workspaces ayuda con esto si no está acostumbrado a trabajar en múltiples áreas de interés. Puedes activar o desactivar las notificaciones por correo electrónico en la configuración de tu cuenta de Asana en la pestaña Notificaciones por correo electrónico.

Consejo: Lo mejor de las notificaciones por correo electrónico de Asana es que puedes enviarlas a cualquier correo electrónico que desees para los espacios de trabajo que elijas. Todas mis notificaciones de Lifehack provienen y van a mi cuenta de correo electrónico de Lifehack, lo que hace que la administración de esa área de enfoque sea mucho más fácil.

Proyectos

Los proyectos son esencialmente la columna vertebral de Asana, a diferencia de las tareas en otros sistemas destacados. Puede ver los proyectos de varias formas diferentes: por prioridad, por cesionario o por etiquetas asociadas. El filtrado que Asana ha incorporado permite una gran personalización para que pueda ver lo que quiere y cómo quiere.

Una vez que descubra cómo funcionan los espacios de trabajo, es más fácil de entender ubicar proyectos en ellos. Puede crear proyectos tanto públicos como privados dentro de un espacio de trabajo determinado, el primero de los cuales puede ser visto por todos los miembros de ese espacio de trabajo. También puede crear un proyecto duplicando uno existente, lo cual es excelente para proyectos repetidos (como administrar un podcast o un programa de publicación de blog semanal, por ejemplo). Simplemente haga clic en la flecha desplegable en la parte superior del proyecto que desea copiar y seleccione Duplicar proyecto. Luego, obtendrá una lista de los elementos que desea duplicar, así como la oportunidad de cambiar el nombre del proyecto recién creado.Publicidad

Consejo: Cree plantillas de proyecto utilizando el método de duplicación anterior; es extremadamente útil tenerlos y puede mantener muchos de los atributos del proyecto original para que pueda trabajar de manera más eficiente con los proyectos que se ejecutan con regularidad. Ah, y no puedes agregar fechas de vencimiento a los proyectos, así que deja que las tareas dentro de los proyectos lo hagan por ti. Simplemente archive el proyecto cuando todas las tareas estén terminadas.

Tareas

Las tareas son la piedra angular de cualquier sistema de productividad, y con Asana esto no es diferente. Las tareas son básicamente tareas pendientes y puede adjuntarles una amplia variedad de cosas para que estén más cargadas de información. Las notas y los comentarios son aspectos fantásticos de Asana, ya que los comentarios permiten que los compañeros de equipo se comuniquen entre sí en una tarea fuera del correo electrónico, y las notas te permiten poner hipervínculos y mucho más al lado de una tarea para que puedas proporcionar todo lo que cualquiera pueda hacer necesidad de una tarea dentro de Asana.

Puede ver las tareas por proyecto, etiqueta o persona, usando las pestañas en el panel de la izquierda. Puede asegurarse de ver solo las tareas que se le asignaron abriendo Sus tareas, que también encontrará en el panel de la izquierda. Mientras está en su propia lista de tareas, haga clic en el punto a la izquierda del nombre de una tarea (o use los íconos en los detalles de la tarea, ubicados en el panel de la derecha) para organizar sus tareas por intención, como en, cuando esté voy a trabajar en ellos. Cuando haya completado una tarea, haga clic en el menú desplegable Archivar en la parte superior de un proyecto para ocultarlo de la vista.

Algo que debe tener en cuenta al crear tareas es que las que agregue dentro de Sus tareas (o dentro de un proyecto privado) son privadas de forma predeterminada. Pero tan pronto como agregue etiquetas públicas o agregue la tarea a un proyecto público, hará que la tarea sea pública y visible para todos los miembros del espacio de trabajo. Agrego una x a las etiquetas que están diseñadas para uso privado (como xwriting vs writing) para no compartir accidentalmente algo que debe permanecer en secreto. Asegúrese de poner la x en la parte delantera de la etiqueta para que no se complete automáticamente en una etiqueta pública por error.

Para agregar una fecha de vencimiento a una tarea, simplemente haga clic en el campo de detalles de la tarea (o use Tab + D en su teclado). Puede configurar la tarea para que se repita regularmente, o configurarla en un intervalo bastante interesante conocido como periódicamente. Básicamente, eso le permite asignar un número determinado de días después de que se marque como completo para repetirlo una vez más. Si necesita vigilar a otros, simplemente verifique el estado de una tarea en el flujo de trabajo de un asignado mirando el ícono a la derecha de su nombre en los detalles de la tarea.

Consejo: Cuando haces una lista de tareas (para mí, es con Simplenote en mi iPhone, aunque puedes usar cualquier editor de texto que se sincronice con tu computadora) y la arrastras a Asana, crea una tarea separada para cada elemento. Y si tiene un espacio entre cada lista, usando viñetas, por ejemplo, con un encabezado, hace que el punto sin viñetas sea un Encabezado de prioridad. Si bien esto no funciona en la aplicación de iPhone, te permite hacer listas simples con un editor de texto y luego llevarlas a Asana para procesarlas cuando estés listo.

Etiquetas

Miro las etiquetas como si fueran contextos en el sentido GTD. Esto es lo que dice Asana sobre las etiquetas:Publicidad

Las etiquetas proporcionan un nivel adicional de categorización a las tareas: identifican características importantes que las tareas comparten en común.

Utilizo ubicaciones (o actividades, como Escribir) como etiquetas. Pero a diferencia de los contextos en aplicaciones GTD como OmniFocus, puedo asignar múltiples etiquetas a una tarea mirándolas de esta manera. Esta es una gran característica, especialmente cuando considera que puede cambiar una etiqueta a un proyecto si alguna vez siente la necesidad de hacerlo. Todavía no he hecho esto, pero si termino usando Twitter como etiqueta para varias tareas hasta el punto en que ha ido más allá de su utilidad como tal, puedo convertirlo en un proyecto y luego atacarlo desde ese punto de vista. Eso me permite duplicarlo una y otra vez, en caso de que necesite pasar mucho tiempo en Twitter (o se convierta en un aspecto más importante de mi espacio de trabajo de lo que indicaría una etiqueta).

Consejo: Esto viene directamente de Asana: para las tareas que son necesarias para completar más de un proyecto, puede indicarlo haciendo clic en el botón más a la derecha de Proyectos en los detalles de la tarea, o escribiendo Tab + P y escribiendo el nombre del proyecto relevante.

La bandeja de entrada

Así es como Asana define su bandeja de entrada, que es algo diferente a lo que la mayoría de la gente pensaría tradicionalmente:

La Bandeja de entrada (de Asana) muestra todas las tareas que te ha asignado otra persona o desde otro contexto. Puede aceptar tareas de la sección Nuevas tareas haciendo clic en el icono de la bandeja de entrada y eligiendo una opción.

Lo mejor que puede hacer con estos es seguir las prácticas simples de GTD de Hacer, Delegar, Aplazar o Eliminar. Por lo general, reviso cada bandeja de entrada del espacio de trabajo todas las mañanas y adjunto tareas a varios proyectos (si el asignado aún no lo ha hecho). Luego les adjunto fechas de vencimiento, etiquetas, etc. Eso me saca de la bandeja de entrada y da un paso más en mis espacios de trabajo, que es exactamente donde debo estar.

Lo mejor de Asana es que la Bandeja de entrada solo está ahí para guardar tareas, no es un lugar viable para guardarlas. De hecho, mantenerlos allí en Asana es mucho más transparente que si lo hiciera en una bandeja de entrada de correo electrónico normal. Dado que los miembros del equipo actualizan las notas y los comentarios una vez que una tarea sale de la bandeja de entrada, es ideal para aquellos que simplemente no pueden entender cómo sacar cosas del correo electrónico y enviarlas a un administrador de tareas. Asana elimina las bandejas de entrada malas al introducir otras mejores. Es por eso que funciona tan bien para los que no utilizan GTD, y por qué es contrario a la intuición para algunos pasar a él después de estar en algo como OmniFocus, por ejemplo, que trata las bandejas de entrada de manera completamente diferente.

Una conexión aparentemente perfecta

Siempre que las personas compren Asana, tus flujos de trabajo mejorarán drásticamente. Tuve un compañero de equipo que saltó y está jugando conmigo, y como resultado, estamos por delante del juego. He tenido otros que simplemente no pueden participar, se olvidan de seguir una tarea o me envían un correo electrónico en lugar de actualizar a través de Asana, lo que crea redundancia. Pero como lo estoy usando religiosamente, puedo mantenerme en el camino y poco a poco estoy convirtiendo lo que antes era inconvertible.Publicidad

Aquellos que no son convertibles incluyen aquellos que usan otras soluciones de administración de tareas en equipo, aquellos que usan administradores de tareas individuales ... y aquellos que no usan ninguno. Esto se debe a que cualquier cambio que realice en las pestañas Proyectos, Etiquetas y Personas se enviará a todos los demás en el espacio de trabajo. Ese tipo de conexión es difícil de mantener constante a través del correo electrónico.

Esa es solo una de las cosas que hace que la barrera de entrada de Asana sea extremadamente baja (al menos según los estándares de la solución de productividad), y eso solo puede ser un buen augurio para la empresa.

La lista de deseos de Asana

Si ya ha estado usando Asana, sabe que está activo (y constantemente activo en ese) desarrollo. Aún así, hay algunas cosas por las que tenía curiosidad cuando se trata de funciones que pueden o no llegar a Asana. Así que le pedí a Kenny Van Zant de Asana que se dirigiera a ellos:

Me: ¿Puedes convertir tareas en proyectos?
Kenny: De hecho, hemos estado iterando en el diseño de subtareas / jerarquía durante mucho tiempo. Hay muchos matices interesantes y no creemos que ninguno de los servicios existentes lo haga del todo bien. En este punto, hemos pasado por una serie de diseños y prototipos en busca del equilibrio perfecto entre potencia y facilidad de uso / dificultad para colgarse, y estamos realmente entusiasmados con la solución a la que ' están convergiendo.

Me: Exportación de datos para acceso sin conexión: ¿piensa al respecto?
Kenny: Planeamos admitir ese tipo de exportación, más allá de las capacidades existentes de impresión y selección múltiple y copia. Pero lo que es más interesante, planeamos admitir el acceso sin conexión y, en última instancia, incluso la edición, directamente en el navegador a través de la compatibilidad sin conexión de HTML5. Nuestra pila de tecnología nos hace realmente adecuados para proporcionar esto, ya que casi todas las funciones de Asana se ejecutan dentro del navegador. (Incluso hoy, si te desconectas de Internet mientras usas Asana, puedes continuar haciendo cambios, dejar comentarios, etc., y tus cambios se guardarán cada vez que te vuelvas a conectar).

Me: Teniendo en cuenta la reciente serie de publicaciones sobre la importancia de las fechas de inicio frente a las fechas de vencimiento (principalmente con OmniFocus), ¿Asana tiene algún plan de implementación en ese frente?
Kenny: Nuestro plan en torno al calendario / cronograma es una de las partes más emocionantes de nuestra visión de producto. No quiero revelar demasiado todavía, pero brindaremos a las personas y a los equipos una comprensión compartida del tiempo y una confianza en su capacidad para pronosticar el futuro de sus proyectos a un nivel que antes era imposible sin un proyecto oneroso y detallado. proceso de gestión: mucho más allá de las fechas de vencimiento frente a las fechas de inicio.

Me: Hora del día ... ¿por qué no está ahí?
Kenny: En realidad, no vemos demasiadas solicitudes de plazos de entrega, pero estamos de acuerdo en que falta una función y se abordará mediante el trabajo de calendario / cronograma mencionado anteriormente.

Me: ¿Qué le espera a Asana en términos de iPad, iPhone, Android…?
Kenny: La aplicación móvil actual es principalmente un complemento de Asana en tu escritorio, por lo que puedes acceder a tus tareas dondequiera que vayas. Pero esa fue solo la versión 1: vamos a crear una experiencia en iOS y Android que sea tan receptiva y con tantas funciones como la aplicación de escritorio en la actualidad. Estamos muy comprometidos a brindar una excelente experiencia en dispositivos móviles y tabletas.Publicidad

En conclusión

Realmente estoy cavando Asana. Tiene la ubicuidad, la cohesión y la adaptabilidad que estaba buscando en una solución de gestión de tareas. Se escala hacia arriba o hacia abajo, lo que permite la administración de tareas individuales y en equipo, y es increíblemente rápido tanto en sincronización como en conectividad (toma una página de Google Wave y le permite ver cuando alguien más está escribiendo). Y permite que aquellos que quieran administrar tareas por correo electrónico lo hagan sin obstaculizar el progreso de aquellos que no lo hacen debido a la integración implementada.

Mientras mis 30 días con Asana terminaron, mis días con Asana apenas comienzan. Te recomiendo encarecidamente que des Asana una mirada. Es un verdadero cambio de juego.