Durante una semana ocupada, lo último que quiere un líder o gerente es una o dos horas perdidas en una reunión improductiva.

Si les preguntara cuál sería la forma más eficiente de ser ineficaz, estoy seguro de que muchos de ustedes dirían que son malas reuniones.

Las reuniones de hoy consumen más horas de trabajo que nunca. Hoy, los líderes pasan aproximadamente la mitad de su semana en reuniones.^[1]Según una investigación de TED un tercio de ese tiempo se pierde en reuniones inútiles y mal organizadas .

Una encuesta de Clarizen informó que los trabajadores consideran que las reuniones de estado son una pérdida de tiempo y que casi el 50% de los encuestados preferiría ir al DMV o ver cómo se seca la pintura.^[2]

En un artículo para Harvard Business Review,^[3]Tres consultores de Bain informan los resultados de un ejercicio en el que analizaron los horarios de Outlook de los empleados de una gran empresa anónima y concluyeron que una reunión ejecutiva semanal requería 300.000 horas al año.

Y ese total, escriben los autores, no incluye el tiempo de trabajo dedicado a la preparación para las reuniones.

¿A cuántas reuniones ha asistido donde no había una agenda u objetivo claro?

¿Cuántos de ustedes se han sentado en reuniones que saltaban de un tema a otro sin un plan de acción claro al final de la reunión?

Si ha salido de las reuniones más confundido que cuando llegó, levante la mano.

Las reuniones no tienen por qué ser algo que tememos y suframos. No tienen que ser algo de lo que entramos y salgamos.

Tenemos que encontrar formas de que las reuniones sean mucho más intencionales, energizantes y productivas, que produzcan resultados reales y tangibles.

Entonces, ¿cómo dirigir las reuniones del equipo de manera más productiva?

Aquí hay 10 formas en que los líderes y gerentes pueden comenzar a dirigir reuniones de equipo que sean productivas, efectivas y beneficiosas para todos los involucrados:Publicidad

1. Encuadre cada reunión de manera positiva

Para que todos en la sala tengan una mentalidad positiva y estén llenos de energía para la reunión, un excelente punto de partida es hacer que todos en la sala compartan algo en lo que hayan progresado o que les entusiasme.

Esto establece inmediatamente el tono y la dirección de toda la reunión.

En lugar de que las personas tengan una mentalidad negativa sobre tener que asistir a la reunión, provienen de un lugar de positividad, contribución y positividad.

2. Tenga un líder claro en la sala

Cualquiera que sea el propósito de la reunión, alguien en la sala debe encargarse de dirigir y liderar la reunión.

Esta persona establecerá la agenda de la reunión, se asegurará de que no se salga del tema y se asegurará de que la reunión se mantenga dentro del plazo acordado.

A menudo informarán sobre el progreso, darán claridad sobre lo que debe suceder después de la reunión y obtendrán el compromiso de las personas en la reunión sobre los pasos de acciones futuras.

Si nadie toma el control, las personas con las personalidades más importantes o las opiniones más importantes pueden dominar y evitar que las personalidades más tranquilas contribuyan.

3. Tener a las personas adecuadas en la sala

Piense en la última gran reunión en la que estuvo ... ¿La reunión estuvo llena de personas que se inventaron los números o estuvo llena de personas que contribuyeron y aportaron sus comentarios?

Supongo que fue lo último.

Para dirigir una reunión realmente productiva, tómese un tiempo para considerar quiénes participarán.

Usted quiere personas en la sala que agreguen valor, que sean contribuyentes activos, que tengan conocimientos previos, que tomen decisiones, tomen acciones y que se vean directamente afectados por el resultado de la reunión.

Tenga cuidado de llenar la habitación, a menos que sea absolutamente necesario, con personas cuya motivación para estar allí sea el estatus o el miedo a perderse algo.

Concéntrese en que haya personas en la sala de reuniones que aporten una contribución productiva, no espectadores pasivos.Publicidad

Si tiene la autonomía para organizar sus reuniones como quiera, concéntrese en hacerlo para que le brinden los resultados más productivos.

4. Utilice las fortalezas únicas de las personas en diferentes reuniones

No todos los miembros de su empresa o equipo son los adecuados para cada reunión.

Un gran consejo para crear reuniones productivas es tener claro en qué reuniones los miembros del equipo deben y no deben formar parte.

No piense simplemente en llenar la sala, sea selectivo al invitar a personas que sabe que harán la mayor contribución.

Todos tenemos diferentes fortalezas. Algunos de los miembros de su equipo serán excelentes en las reuniones de lluvia de ideas, mientras que otros pueden estresarse al pensar en participar.

Lo mismo ocurre con las reuniones de proceso y estado.

Cuando se trata de crear el mayor impacto de la reunión, es importante considerar qué energía desea en la sala y quién puede aportar el valor adecuado a una reunión.

Si tiene claridad sobre eso, asegúrese de que haya las personas adecuadas en la sala.

Durante mi carrera corporativa, solía liderar reuniones de intercambio de ideas, estrategia y estado. Sabía que los diferentes miembros del equipo aportarían diferentes conjuntos de habilidades a reuniones específicas.

Uno de mis directores senior era más estratégico que creativo, por lo que me aseguraría de que fuera el número uno en la hoja de mi equipo para las reuniones de estrategia. Pero la mantuve fuera de las reuniones de intercambio de ideas, a favor de otros miembros del equipo.

Otro miembro del equipo era un gran planificador estratégico, por lo que me aseguraría de que participara tanto en la lluvia de ideas como en las reuniones de estrategia. Durante las reuniones de lluvia de ideas, su valor fue pensar en el plan y los pasos de acción necesarios para ejecutar las ideas creativas.

Liderar reuniones productivas a menudo se trata de ser el director de una gran orquesta. Si no tiene los instrumentos y los artistas complementarios adecuados en la sala, colaborando juntos y trabajando en armonía, el resultado puede ser un gran desastre. Pero, si reúne a los artistas adecuados, los resultados pueden ser mágicos e inspiradores.

5. Finalice las reuniones con responsabilidades y pasos de acción claros

Piense en la última reunión en la que estuvo, es probable que haya muchas conversaciones excelentes, aportes y conocimientos valiosos.Publicidad

Pero, ¿qué pasó al final de la reunión? ¿Fueron todos por caminos separados o se establecieron responsabilidades y pasos de acción claros?

Vale la pena reservar un tiempo al final de cada reunión para que todos compartan sus conocimientos más importantes.

Esto refuerza la contribución y la colaboración y asegura que todos salgan de la reunión con una perspectiva clara sobre el valor de la reunión.

Para reforzar esto aún más, es responsabilidad del líder de la reunión establecer claramente los pasos de acción, las responsabilidades personales y los plazos para tomar medidas sobre los elementos clave de la reunión.

6. Cree un propósito claro para la reunión

Mantener el rumbo es uno de los desafíos más difíciles para llevar a cabo una reunión productiva y eficaz. La razón de esto es que muchas reuniones se organizan sin un propósito claro, ni siquiera una agenda.

Algunas reuniones ocurren simplemente porque alguien puede haber decidido que usted tendrá una reunión de estado semanal.

Asistir a reuniones como esa, sin una comprensión clara de de qué se trata específicamente la reunión, cuál es la agenda o cuáles son las prioridades de la reunión, puede hacer que sienta que la reunión es una pérdida de tiempo.

Cuando tenga claro el propósito de la reunión, estará más comprometido, sabrá qué preparar de antemano y sabrá cuáles son los resultados deseados de la reunión.

7. Celebre la reunión de pie

En un artículo en el Journal of Applied Psychology, los autores encontraron que las reuniones sentadas tomaban un 34% más que las reuniones de pie.^[4]

Si descubre que sus reuniones sentadas no están siendo tan productivas como desea, cambie las cosas y haga que todos los participantes se pongan de pie.

8.Haga que las reuniones sean más breves

Si tiene un propósito y una agenda claros para la reunión, debe tener una idea de cuánto tiempo debe durar la reunión.

Muchas reuniones que he experimentado en el pasado tenían una invitación de calendario configurada para 45 minutos o 60 minutos. De hecho, algunas reuniones terminaron antes, pero debido a que el marco de tiempo se había establecido para un tiempo designado, la reunión continuó sin ningún motivo real.

Comience a programar reuniones con una ventana de tiempo más corta, ya sea de 30 minutos o 40 minutos, y vea si las reuniones se vuelven más productivas y efectivas.Publicidad

Nuestra capacidad de atención y niveles de energía pueden comenzar a disminuir cuanto más se prolongue la reunión.

9. Comience y termine a tiempo

Nadie quiere quedarse esperando a que comiencen las reuniones y tener que reprogramarlas si las reuniones se sobrepasan.

Si organiza reuniones que comienzan a tiempo y terminan a tiempo, los participantes saben qué esperar y saben que deben llegar a tiempo.

Si los miembros del equipo optan por no llegar a tiempo, puede ser conveniente tener una reunión separada con esa persona para dejar en claro que espera que lleguen a tiempo.

10. Cambie el medio ambiente

Si encuentra que las reuniones tardan en comenzar o se están volviendo obsoletas, podría ser el momento de cambiar su entorno.

He tenido algunas de mis reuniones más productivas simplemente saliendo de la oficina y yendo a un lugar inspirador, o teniendo una reunión o dos en un parque local.

La línea de fondo

Las reuniones no se van. Son una parte inevitable y esencial de la vida empresarial y empresarial.

Pero para asegurarnos de que no son solo una pérdida de tiempo y son una forma eficaz de colaborar y trabajar para cumplir y lograr los principales objetivos y proyectos, debemos organizar las reuniones para que valgan la pena, sean productivas y produzcan resultados tangibles.

Necesitamos aprender a dirigir reuniones de equipo de manera productiva y eficaz.

Si toma medidas sobre los consejos y estrategias que he presentado sobre cómo dirigir las reuniones del equipo de la manera más productiva, se asegurará de maximizar las fortalezas y la energía mental de todos en la sala.

Tus reuniones ya no serán algo que tú y tu equipo teman o intenten evitar. En cambio, las reuniones se convertirán en una forma de reconectarse, ser creativo, decidir la estrategia, obtener apoyo, celebrar el progreso y generar un impulso productivo.

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