Encuentro recibos en los lugares más locos: no solo los encuentro en carteras y carteras, sino que no es raro sacarlos del archivador o detrás del sofá. Después de todo, esos pequeños trozos de papel pueden deslizarse en el momento en que le das la espalda. La única forma de mantenerlos en línea es tener un sistema organizativo simple. Durante años, el enfoque clásico ha sido una caja de zapatos llena de recibos. Es una excelente manera de garantizar que todos nuestros trozos de papel estén en un solo lugar, pero aún así deja algo que desear. Cuando llega la temporada de impuestos, tenemos la opción de entregar esa caja a un contador o clasificarla nosotros mismos. Publicidad

Hay otros planes que pueden tener más sentido: podemos eliminar gran parte del trabajo que conlleva el seguimiento de los gastos con un poco de tecnología. Las siguientes opciones pueden simplificar la situación y hacer que la temporada de impuestos sea más fluida.

1. Cíñete al plástico

Si puede realizar todas sus compras con una tarjeta de crédito o débito, es posible que pueda eliminar su cobro de recibos. La mayoría de los paquetes de software de contabilidad pueden recuperar la información de su cuenta para sus cuentas e interpretarla hasta cierto punto. Sin embargo, existen ciertos inconvenientes en confiar completamente en los extractos de su tarjeta. La mayoría no identifica específicamente lo que ha comprado y puede ser difícil recordar si un pago en particular a la librería el año pasado fue un gasto de educación. Los pagos en efectivo también pueden realizarse a través de una gran llave inglesa en el sistema: hay muchas oportunidades para los gastos de los que debe realizar un seguimiento y que serán solo en efectivo (piense en dividir una comida con un cliente). Hay otras cuestiones específicas que van de la mano con la decisión de utilizar una tarjeta de débito o una tarjeta de crédito.Publicidad

Sin embargo, puede anotar sus gastos en la mayoría de los programas de contabilidad, por lo que, siempre que se mantenga al día con sus recibos, puede evitar organizar y clasificar sus recibos más allá de una vez al mes. No es una solución perfecta, pero no hará que su contador se avergüence de la forma en que lo hace esa caja de zapatos con recibos.

2. Elija un servicio

Por una tarifa, servicios como Caja de zapatos tomará sus recibos y los escaneará. Utilizan un sistema que no solo reconoce el texto y lo pone en un formato que puede usar, sino que también puede clasificar automáticamente sus recibos. Debido a que Shoeboxed y otros servicios generalmente operan mensualmente, la cantidad de recibos que puede escanear entre ahora y el 15 de abril puede ser insuficiente. Sin embargo, puede hacer una clasificación breve en sus recibos y eliminar todos aquellos que en realidad no afectan sus impuestos: comestibles, películas y lo que no necesite ser escaneado, a menos que esté trabajando para obtener todos sus gastos y su presupuesto bajo control.Publicidad

Los precios pueden variar en dichos servicios. Shoeboxed tiene planes que van desde $ 9.95 al mes hasta $ 49.95, lo considero un trato. Es significativamente más barato que pagarle a alguien para que escanee sus recibos.

3. Escanee sus recibos usted mismo

A primera vista, podría parecer que escanear sus propios recibos es un paso atrás de pagar un servicio para que lo haga por usted. Pero con el equipo adecuado, puede automatizar prácticamente el proceso en casa. En este caso, el equipo adecuado es un escáner diseñado específicamente para recibos: he estado usando el NeatReceipts sistema y realmente lo encuentro más fácil que empaquetar mis recibos y enviarlos. Me siento frente a un programa de televisión o una película y meto mis recibos en el escáner. Su reconocimiento óptico de caracteres es muy bueno: para la mayoría de los recibos, el escáner extrae toda la información pertinente y la pone en un formato que puedo volcarla en mi software de contabilidad (además de guardarla como PDF).Publicidad

Si vale la pena el precio que acompaña a la compra de un escáner solo para sus recibos, puede depender de la cantidad de recibos que planee procesar: dependiendo de dónde recoja el escáner, el precio puede ser más que el costo básico de un año. plan en Shoeboxed, pero menos que un plan de nivel medio. Úselo durante más de un año, o escanee más recibos con él de lo que permite un servicio, y en realidad no es tan caro. Y, siempre que tenga el recibo, es posible que pueda cancelar el escáner en sus impuestos.

4. Ir a la vieja escuela

Si prefiere no gastar el dinero en herramientas o servicios para encargarse de sus recibos, siempre existe el enfoque de la vieja escuela. Puede ingresar sus recibos en Excel u otra opción de contabilidad a mano. Pero vale la pena señalar que este enfoque no solo es costoso en términos de tiempo: requiere más disciplina de la que la mayoría de la gente está dispuesta a dedicar a la gestión de recibos. Si se retrasa un poco, puede parecer absolutamente imposible ponerse al día.Publicidad

Otros servicios y herramientas

Mencioné herramientas y servicios que tuve la oportunidad de usar y que encontré confiables. Pero sé que existen muchas otras opciones; si ha utilizado un servicio o herramienta para organizar sus recibos que le haya gustado especialmente, comparta un enlace en los comentarios.