En mi último artículo hablé de seis de los hábitos laborales más comunes que sabotean tu productividad. El primer infractor de mi lista fue la frecuencia con la que revisa su correo electrónico. Mientras escribía mi último artículo, descubrí que había un montón de información sobre ese tema, y ​​realmente merecía su propio artículo dedicado.

Cuando se trata de nuestro correo electrónico de trabajo, la mayoría de nosotros lo vemos como una bola y una cadena. Tenemos que comprobarlo constantemente o arriesgarnos a la ira de los jefes y compañeros de trabajo que intentan comunicarse con nosotros. Si no respondemos a un correo electrónico en 5 minutos, se nos considera perezosos o improductivos.

Pero según algunos expertos, revisar su correo electrónico con demasiada frecuencia es en realidad un factor importante que puede contribuir a una disminución de la productividad. Si eres uno de esos cada vez que suena mi teléfono, debo revisar mi correo electrónico de inmediato. Sigue leyendo para descubrir por qué puedes haberte convertido en tu peor enemigo.Publicidad

¿Con qué frecuencia es normal?

Entonces, ¿con qué frecuencia la persona promedio revisa su correo electrónico en un día determinado? Es difícil rastrear estadísticas confiables. De acuerdo a una encuesta , alrededor del 40% de las personas encuestadas que pensaban que revisaban su correo electrónico entre 6 y 20 veces al día. Por supuesto, es difícil decir qué tan precisa es una persona al medir sus propios hábitos de correo electrónico.

Otro encuesta dice que el 56,4% de las personas solo revisan su correo electrónico entre 0 y 5 veces al día. Sin embargo, ese estudio es de 2009 y posiblemente bastante anticuado.

Nunca revise su correo electrónico por la mañana

La experta en organización favorita de Oprah es una mujer llamada Julie Morgenstern, autora de Never Check Email in the Morning. ¿Adivina qué aconseja?

Según Morgenstern, revisar su correo electrónico a primera hora cuando llega a la oficina cada mañana es problemático porque puede dar una falsa sensación de logro. Respondes 40 correos electrónicos y sientes que has trabajado mucho, pero en realidad es probable que todavía tengas montones de papeleo, reuniones y llamadas telefónicas por hacer. Responder al correo electrónico es esencial para hacer su trabajo, pero no siempre es algo que genere dinero de forma activa para usted o su empresa.Publicidad

Experto en productividad Sid Savara también está de acuerdo con Morgenstern. Cuando se trata de correo electrónico, la ignorancia es una bendición. Por eso, si tienes algo importante en lo que quieres progresar, tengo estas cuatro palabras para ti: No revises tu correo electrónico. Tan pronto como se levante, trabaje en algo importante durante 30-45 minutos, y solo entonces revíselo. Si puedes soportarlo, espera aún más. Algunos días no reviso el correo electrónico hasta después del almuerzo ... Cualquier información nueva que obtengas puede distraerte. No puedo controlar todo, pero puedo controlar mis propias distracciones.

El método de las 24 horas

Otras personas argumentan que en lugar de revisar sus correos electrónicos más tarde en el día, solo debe revisarlos una vez al día, por la mañana. Entre los miembros de este campamento se encuentra el experto en productividad. Elizabeth Grace Saunders . Por lo general, limpia su bandeja de entrada durante las primeras 1-2 horas del día y formula su plan de juego para el resto del día después de eso. Después de eso, por lo general, no vuelve a mirar su correo electrónico durante el resto del día, lo que le permite concentrarse por completo en el desarrollo empresarial y los proyectos de los clientes.

Por supuesto, esto es más difícil si se encuentra en la parte inferior de la cadena alimentaria de su empresa. Pero si está en la alta gerencia o trabaja por cuenta propia, establecer esta rutina puede ser una excelente manera de aumentar su productividad.

En caso de duda, consulte la tabla

Scott Scheper revisa su correo electrónico dos veces al día y ha creado un práctico diagrama de flujo para ayudarlo a revisar todos los mensajes no leídos en su bandeja de entrada.Publicidad

Cada vez que abra un nuevo correo electrónico, hágase 3 preguntas básicas:
1. ¿Es esto relevante?
2. ¿Puedo resolver esto?
3. ¿Me tomará menos de 2 minutos de mi tiempo lidiar con esto?

Si sigue su práctico diagrama de flujo, desarrollará una nueva forma de abrir su bandeja de entrada de manera más eficiente.

5 al día

Y en caso de que no haya tenido suficientes opiniones de expertos contradictorias, aquí hay una más. Rod Kurtz of Business Week sostiene que debería revisar su correo electrónico del trabajo cinco veces al día.Publicidad

Revise su bandeja de entrada solo cinco veces al día: a primera hora de la mañana, a media mañana, después del almuerzo, a media tarde y al final del día. O incluso menos si eres capaz. Esto funciona cuando apaga la función automática de envío / recepción, lo que le permite hasta dos horas para concentrarse en su trabajo, en lugar de ser interrumpido continuamente. Funciona cuando agrupa la clasificación de su correo electrónico, lo que lo hace más productivo y eficiente al tratarlo.

Conclusión

Existe una diferencia entre estar ocupado y ser productivo. Asegúrese de programar su tiempo de correo electrónico de tal manera que evite confundir a los dos. Si aborda su correo electrónico con la actitud correcta, puede aumentar su productividad a pasos agigantados.

En palabras de Scott Scheper, un día lleno de disparar la brisa con los empleados, responder preguntas, mirar correos electrónicos, revisar las redes sociales y charlar con colegas no te hará rico. Te mantendrá ocupado.Publicidad

¿Cuál es su rutina diaria de correo electrónico? ¿Planeas probar alguno de estos consejos? ¡Háganos saber en los comentarios a continuación!