No importa en qué negocio se encuentre, lo más probable es que dedique al menos algún tiempo a las citas. Sus citas pueden ser reuniones de grupos grandes, individuales o incluso entrevistas de trabajo. Incluso puede omitir el aspecto cara a cara de la reunión y estar tomando conferencias telefónicas o usando Skype. Sin embargo, no importa qué tipo de reunión haya programado, estos consejos pueden ayudarlo a mejorar sus habilidades para programar citas.

1. Establezca agendas con anticipación. Saber lo que planea lograr en una reunión puede ayudarlo a decidir cuánto tiempo planea permanecer en esa cita, asumiendo que puede cumplir con su agenda. Puede ser difícil lograr que otras personas se mantengan encaminadas, pero nadie realmente quiere pasar todo el día en una sola cita. Además, completar una agenda acordada es realmente la única forma de estar seguro de cuándo termina la reunión.
2. Ofrezca opciones de fecha y hora para las citas. En lugar de ir y venir largos, ya sea por teléfono o por correo electrónico, elija dos o tres horarios de citas que le funcionen y preséntelos en la otra mitad de su cita. Si se trata de un grupo más grande, es casi seguro que al menos una opción no funcionará para alguien, y tener varias opciones es una forma mucho más rápida de llegar a un consenso.
3. Evite las aplicaciones de software sofisticadas. Si bien existe un software de configuración de citas muy elegante, intente evitar usar algo fuera de lo común. La excepción a esta regla son las fiestas o reuniones muy grandes. En general, el uso de estas aplicaciones lleva más tiempo del que merecen: hay una curva de aprendizaje para los nuevos usuarios y tener que visitar un sitio para responder puede llevar el doble de tiempo que responder a un correo electrónico. Sin embargo, cuando intenta coordinar grandes grupos de personas, el uso de una aplicación puede proporcionar una ubicación central en lugar de enviar grandes lotes de correos electrónicos.
4. Asegúrese de que realmente necesita una reunión. Se establecen muchas citas para cosas simples como entregar un documento para su aprobación. A menos que el documento sea lo suficientemente breve como para ser examinado por completo durante la reunión, podría ser más útil dejar el documento y regresar más tarde para responder preguntas y manejar el proceso de aprobación. Antes de programar su cita, piense si el asunto podría manejarse de una manera más rápida.
5. Minimice el tiempo de viaje. Una de las razones por las que las citas consumen tanto tiempo en nuestros calendarios es la necesidad de viajar. Tenemos que viajar a las oficinas de los clientes, cafeterías o donde diablos nos encontremos. Podemos minimizar ese compromiso sugiriendo que nos reunamos en nuestras propias ubicaciones, que nos encontremos a mitad de camino o que nos saltemos la reunión en persona. Las opciones como las llamadas telefónicas o las videoconferencias a menudo pueden satisfacer todos los requisitos de esa cita para la que iba a cruzar la ciudad en automóvil.
6. Programe tiempo tanto para la preparación como para la sesión informativa. Cuando programe su cita, piense en lo que podría necesitar hacer para prepararse (revisar un informe, preparar una presentación o planchar su camisa) y programar el tiempo para cada una de esas actividades antes de su cita real. También vale la pena programar una sesión de preparación de quince minutos justo antes de su cita para conocer los detalles de última hora. Lo mismo ocurre después: es posible que tenga que realizar ciertas tareas de seguimiento después de la reunión. Programar al menos unos minutos después de una cita garantiza que tendrá tiempo para asegurarse de que sus notas estén completas y que cualquier tipo de acción adicional al menos llegue a su calendario (si no puede hacerlo en ese momento).
7. Separar citas personales y de negocios. Muchos de nosotros intentamos cargar todas nuestras citas fuera de la oficina en un solo día. Ignorando el problema de lo que sucede si solo uno llega tarde, tiene el problema de intentar cambiar de marcha entre la presentación que acaba de dar a un cliente y la inyección que el médico está esperando para darle. Ese tipo de cambio mental solo puede dificultar el manejo de sus citas posteriores. Intente programar sus citas personales y de negocios en días diferentes.
8. Mantenga sus agendas de citas actualizadas. Si no es la única persona que programa sus citas, es vital mantener a los demás informados. De lo contrario, tu pareja podría estar esperándote en una cena familiar al mismo tiempo que estás terminando un proyecto importante. Me gustan los calendarios compartidos, como Google Calendar, por esa misma razón, pero hay formas de compartir casi todos los tipos de calendario, si depende de su propio sistema. Los programadores de citas pueden incluir a su gerente, su pareja, un asistente administrativo (el suyo o los departamentos) y una gran cantidad de otras personas.
9. Limite los invitados. Es posible que no necesite que toda la empresa esté presente para un informe de progreso. En su lugar, decida quién debe asistir a su cita; siempre puede enviar un correo electrónico masivo más adelante si las personas se sienten excluidas. He estado en situaciones antes en las que los superiores se sentían excluidos si no los traía a cada cita que estaba programando. La mejor apuesta parece ser presentar la reunión como algo que no sería un uso valioso de su tiempo.
10. ¡Confirma todo! Confirme cuándo y dónde es la reunión, qué cubre la agenda, incluso cómo llegar. Todo lo que realmente necesita es un breve correo electrónico uno o dos días antes de la cita que describa la cita y pida un simple sí en respuesta si todo está correcto.