¿Qué tan bien administras tu tiempo? Si es como muchos de nosotros, su respuesta puede ser No muy bien. A menudo, puede sentir que no hay suficiente tiempo en un día. Quizás incluso descubra que constantemente tiene que trabajar hasta tarde para cumplir con sus plazos. Tal vez incluso se sienta demasiado ocupado y se salte las comidas y duerma . Todos estos son signos clásicos de que es posible que no esté administrando su tiempo de manera efectiva.

Benjamin Franklin dijo una vez que el tiempo es dinero. Al igual que el dinero, el tiempo debe administrarse adecuadamente. Si gestionas el tiempo adecuadamente, encontrarás el equilibrio adecuado entre tu trabajo, ocio y tiempo de descanso. Efectivamente logras las cosas que más importan en tu vida. Además de eso, reduce su nivel de estrés y se siente mucho más feliz. Para ayudarlo a administrar el tiempo de manera más efectiva, aquí tiene diez habilidades comprobadas de gestión del tiempo deberías aprender hoy.

1. Establecer metas

Los objetivos le brindan una visión, un enfoque y un destino para trabajar. Le ayudan a tener una mente clara sobre a dónde quiere ir y cuál es la mejor manera de administrar su tiempo y recursos para llegar allí. Al establecer metas, puede identificar en qué vale la pena dedicar su tiempo y qué distracción debe evitar.

Empiece por preguntarse dónde quiere estar dentro de seis meses. Puede ir más allá y ver dónde quiere estar en el próximo año o incluso en una década a partir de ahora. Establezca metas personales y profesionales que sean realistas y alcanzables. Este es un paso crucial para asegurarse de administrar mejor su tiempo.Publicidad

2. Priorizar

No se puede dejar de enfatizar la priorización cuando se trata de una gestión eficaz del tiempo. Puede ser difícil saber qué tareas abordar primero, especialmente cuando una avalancha de tareas parece urgente. Sin embargo, es relativamente fácil priorizar las actividades si ya tiene metas claras establecidas. Hágase tres preguntas básicas para saber qué tareas deben tener la máxima prioridad:

• ¿Por qué estoy haciendo esta tarea o actividad?
• ¿Cómo me ayuda esta tarea a lograr mis objetivos?
• ¿En qué medida esta tarea que estoy haciendo me ayuda a lograr mis objetivos?

Primero haga las cosas más importantes.

3. Mantenga una lista de tareas

Una lista de tareas (o lista de quehaceres ) es un sistema de recordatorio que le indica cuándo debe hacer qué. Mantener una lista de tareas le ayuda a mantenerse organizado y al tanto de las cosas. Ayuda a dividir las cosas en tareas o pasos pequeños y manejables para que nunca se olvide de hacer las cosas importantes. No intente recordar todo lo que necesita hacer en su cabeza. En la mayoría de los casos, intentar recordar todo no funcionará. En su lugar, mantenga una lista de tareas pendientes. Un simple planificador diario, semanal o mensual en un bloc de notas o un diario puede funcionar.

Escriba las cosas que debe hacer, incluidas las reuniones, las citas y los plazos. Priorice los elementos de su lista enumerando los elementos en orden de importancia, desde los de alta prioridad hasta los de baja prioridad, o resaltando las tareas urgentes o importantes de su lista con un asterisco. Tacha las tareas completadas cada vez que agregas nuevas tareas a tu lista de tareas para asegurarte de seguir avanzando. Publicidad

4. Programar tareas

Un horario defiende del caos y el capricho, dice la autora Annie Dillard. Si le gusta la mañana y descubre que es más creativo y productivo temprano en la mañana, programe tareas de alto valor en la mañana en su momento más creativo / productivo. Si su creatividad y energía aumentan cuando se pone el sol, programe tareas de alta prioridad en ese momento. Su tiempo de inactividad se puede programar para tareas menos importantes, como revisar el correo electrónico o devolver llamadas telefónicas.

Comprenda su ritmo de horas punta y horas muertas y programe las tareas de manera adecuada para aprovechar al máximo las horas punta. Recuerde que no encuentra tiempo para cosas importantes; la mejor forma de hacer tiempo para las cosas importantes es mediante la programación.

5. Concéntrese en una tarea a la vez

Puede hacer más en el menor tiempo posible cuando alterna entre hablar por su teléfono celular, navegar por Internet y tomar notas, ¿verdad? ¡Equivocado! De acuerdo a una estudio publicado por la Asociación Estadounidense de Psicología, en realidad pasa entre un 20 y un 40 por ciento más de tiempo cuando realiza múltiples tareas. Además de costarte tiempo y eficiencia , la multitarea también puede reducir la calidad de su trabajo.

Olvídese de la multitarea. La multitarea no puede controlar su carga de trabajo. Concéntrese más en completar una tarea a la vez. Completar tareas en secuencia una a la vez conduce a un mejor uso del tiempo, dicen los investigadores del estudio. El cambio de una tarea a otra no suele conllevar un buen uso del tiempo.Publicidad

6. Minimice las distracciones

Ya se trate de alertas por correo electrónico de clientes, llamadas telefónicas de amigos o chats de mensajería instantánea con clientes potenciales mientras trabaja, las distracciones son un obstáculo para el uso eficaz del tiempo. Las distracciones interrumpen su concentración, reducen su productividad y, a menudo, le impiden completar tareas importantes a tiempo. También pueden causar estrés.

Identifique lo que lo distrae de realizar las tareas principales y deténgalo. Apague ese televisor y apague su conexión a Internet y el chat de mensajería instantánea. Coloque un letrero de No molestar o similar en la entrada de su espacio de trabajo dedicado para evitar interrupciones. Simplemente haga lo que sea necesario para minimizar las distracciones. Esto le asegura tomar el control de sus días y maximizar su productividad.

7. Supere la dilación

Edward Young, el poeta inglés más recordado por Pensamientos nocturnos , una vez dicha procrastinación es la ladrona del tiempo. No posponga las tareas en las que debería concentrarse en este momento y deje que la dilación le robe el tiempo. Recuerde que el mejor momento para hacer algo suele ser AHORA. Esfuérzate un poco más para vencer la procrastinación y lograr lo que hay que hacer HECHO.

Una estrategia eficaz para vencer la procrastinación es decirse a sí mismo que solo se embarcará en un proyecto durante unos minutos, digamos diez minutos. Una vez que comience el proyecto, sus jugos creativos comenzarán a fluir. A continuación, encontrará que desea continuar con la tarea y posiblemente llevarla hasta el final. El truco para vencer la procrastinación puede ser tan simple como dedicar una pequeña cantidad de tiempo para comenzar. ¡Solo eso!Publicidad

8. Toma descansos

A menos que sea Superman, no puede seguir trabajando muchas horas sin agotarse y sin sacrificar la calidad. Por muy tentador que pueda ser trabajar con un plazo de 8 a 10 horas seguidas, tome descansos entre el trabajo. De esta manera, le da a su cerebro un tiempo valioso para descansar y recargarse. Tomar descansos del trabajo no es una pérdida de tiempo. Es una gestión inteligente del tiempo. Produce un trabajo de alta calidad cuando está bien descansado.

Apriete breves descansos entre el trabajo para el tiempo de inactividad. Idealmente, tome un descanso de cinco minutos cada hora o dos para descansar y pensar creativamente. Puede configurar una alarma para que le recuerde cuándo debe hacer su descanso. Deje de trabajar y simplemente siéntese y medite en su escritorio o salga a tomar una taza de café o una caminata corta. No olvide darse tiempo suficiente para almorzar también. No puede trabajar de manera óptima con el estómago vacío.

9. Di que no

Una habilidad que han dominado muchos triunfadores como el presidente Obama, Bill Gates y Richard Branson es la gentil arte de decir no a cosas que no son una prioridad. Decir no a las cosas que no son una prioridad le permite concentrarse en aquellas cosas que son realmente importantes. Solo tienes exactamente 24 horas al día para hacer las cosas que importan. Si no aprende a decir no a cosas que no son importantes, las prioridades de otras personas precederán a las suyas y se verá abrumado por demasiados proyectos y compromisos.

Di no amigablemente a todo lo que no respalde tus valores o no te ayude a alcanzar tus metas. Tiene derecho a decir sin importar con quién esté hablando. Cuando mejora en decir que no, le da un buen uso al tiempo y se defiende del trabajo apresurado, el bajo rendimiento y la sobrecarga de trabajo.Publicidad

10. Delegar tareas

El viejo adagio desiglo 17autor John Donne que nadie es una isla todavía es cierto hoy. No puede administrar todo por su cuenta. A veces es prudente dejar que otras personas te ayuden con las tareas, especialmente cuando estás abrumado. Ahorra tiempo, reduce el estrés y logra mucho más cuando asigna tareas a las personas adecuadas.

Renuncie a suAgárratela rueda y otorgar autoridad con responsabilidad a personas calificadas. Delegar no es dumping. Dar tareas con consecuencias. De esta manera, promueve la responsabilidad y se asegura de que se cumplan los objetivos y los plazos.