A veces, detectar las barreras a la comunicación en el trabajo puede ser bastante fácil. Cuando no se soluciona la falta de comunicación, es posible que la vea en forma de conflicto en el lugar de trabajo o disminución de la productividad. Existe una tendencia a que se produzca una falta de comunicación cuando hay poca transparencia. Y a veces esto puede ser involuntario.

La excelencia es hacer las cosas ordinarias extraordinariamente bien. - John W. Gardner

Muchas personas piensan que son comunicadores efectivos porque fueron a la escuela o tienen cierta experiencia laboral, pero en realidad todavía luchan por influir en los demás con su mensaje. El resultado de una comunicación ineficaz es una oportunidad perdida, tiempo perdido y recursos desperdiciados, todo porque no tuvieron conversaciones de alto impacto.^[1]

Puede notar una serie de factores que influyen en la comunicación clara, eficaz y transparente en el trabajo: características personales, distancia física, el mensaje en sí, contexto, jerga utilizada y cultura. A continuación, se muestran 7 formas de garantizar una comunicación eficaz en el trabajo para que pueda crear un entorno de trabajo eficiente, productivo e inclusivo.

1. Conozca bien a su audiencia

Comprender a su audiencia es esencial para una comunicación eficaz en el trabajo. Esto se aplica a las comunicaciones verbales y escritas, las presentaciones, los correos electrónicos diarios, los anuncios de toda la empresa o la actualización del estado de los proyectos.

Si su mensaje se comunicará o no de manera eficaz o bien recibido, se deriva de comprender lo que le importa a su audiencia.

• ¿A quién se dirige con su comunicación?
• ¿Cuál es la intención de su mensaje?
• ¿Qué necesitan saber?
• ¿Qué necesitas que hagan?
• ¿Cuál es la mejor manera de comunicar el mensaje a su audiencia?
• ¿Cómo percibirá o interpretará su audiencia el mensaje?
• ¿Cómo se sentirá, pensará y reaccionará su audiencia cuando reciba su mensaje?

Para responder a estas preguntas, deberá planificar con anticipación, investigar y observar los comportamientos de su audiencia. Por ejemplo, su enfoque de comunicación con su equipo o compañeros probablemente será diferente de cómo se comunica con su líder porque estos grupos tienen intereses diferentes.

2. Trate de comprender la situación y aclarar

Tómese su tiempo para ser reflexivo e intencional. Antes de comunicarse en el trabajo, es fundamental hacer una pausa, comprender la situación, aclarar y tener empatía. A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a comunicarse de forma eficaz en el trabajo:Publicidad

Ser curioso . Haga preguntas abiertas que comiencen con 'qué' y 'cómo' recopilar información. La gente tenderá a ser más descriptiva con sus respuestas. A continuación, puede hacer preguntas de sondeo abiertas para obtener más contexto. Cuanto más comprenda, es más probable que pueda personalizar un mensaje adecuado que resuene con su audiencia.

Aprende como un niño. Normalmente, los niños no tienen conocimientos previos sobre lo que están a punto de aprender. Hay un sentido de humildad en su enfoque de aprendizaje. Adopte el mismo enfoque cuando se ponga en el lugar de su audiencia y trate de comprender su situación. Esté abierto, listo y dispuesto a ver la perspectiva de su público.

Verifique sus suposiciones. Su amplitud de experiencia puede nublar sus percepciones y juicios. Desafíe las nociones preconcebidas sobre su audiencia. Determina con quién necesitas hablar o qué investigación necesitas realizar para verificar si tus suposiciones son ciertas. Asegúrese de crear un espacio para la comprensión antes de pasar a la acción.

Sea inclusivo. La gente quiere pertenecer, sentirse incluida y valorada en el lugar de trabajo. Sea cuidadoso para asegurarse de que se capturen las ideas de todos. Por ejemplo, si está en una reunión pidiendo comentarios, asegúrese de que haya tiempo suficiente para que todos compartan su respuesta. Si se le acaba el tiempo, indique en la reunión que se conectará con ellos más tarde.

3. Escuche en varios niveles

La mayoría de la gente no escucha con la intención de comprender; escuchan con la intención de responder - Stephen R. Covey

Probablemente esté familiarizado con estos consejos básicos de escucha activa . Sin embargo, cuando nos sentimos abrumados para cumplir con los plazos, priorizar o crear, es fácil estar en piloto automático y perder mensajes clave que pueden ayudarlo a comunicarse de manera efectiva en el trabajo. A continuación se muestran recordatorios para seguir practicando:

Paráfrasis. Confirme su comprensión del mensaje repitiéndolo o reformulándolo con sus propias palabras. Si hay discrepancias entre las partes, este es el momento de aclarar.

Investigacion. Haga preguntas si cree que falta información que pueda necesitar.Publicidad

Aclarar. Si no entiende algo completamente, pregunte.

Recuerda. Trate de recordar los puntos que son importantes para su audiencia. Esta información se puede utilizar en el futuro y muestra a su audiencia que le importaba y que estaba escuchando activamente.

Ser un comunicador eficaz en el trabajo significa que debe estar en sintonía con sus habilidades de escucha activa. Recuerda:

• Ten empatía.
• Comprende las percepciones de los demás, no solo las tuyas.
• Mide tus emociones y reacciones, y las de los demás.
• Conozca sus valores y creencias, y los de los demás.
• Observe los signos de comunicación no verbal como el lenguaje corporal.

4. Revise cómo recibe comentarios

La forma en que recibe la retroalimentación afecta su forma de reaccionar e influye en la eficacia con la que se comunica con otras partes. Estar abierto a comentarios y críticas es más fácil de decir que de hacer.^[2]Somos humanos. Cuando se distrae con los acontecimientos de la vida o si se siente presionado en el trabajo, es posible que se ponga a la defensiva ante el menor de los comentarios que se le presenten.

Sheila Heen y Douglas Stone brindan enfoques para mejorar su capacidad para absorber comentarios, tomar lo que es útil y saber cómo deshacerse de lo que no le ayuda a aprender y seguir adelante.^[3]

Algunas de estas estrategias incluyen las siguientes:

• Conozca, comprenda y administre sus factores desencadenantes y respuestas a los comentarios.
• Separe el mensaje de 'de quién' proviene.
• Escuche los consejos en lugar del juicio.
• Divida la retroalimentación en pedazos digeribles.
• Cuando busque comentarios de manera proactiva, sea específico y pida una cosa.
• Dé pequeños pasos para probar lo que se le sugirió.

Tiene la capacidad de aprender de los comentarios y crecer a partir de ellos. Dividir la retroalimentación en pedazos pequeños puede ayudarlo a procesar mejor el mensaje y ser menos reactivo en su respuesta.

5. Proporcionar comentarios objetivos y observables

Ésta es una de las cosas más difíciles de hacer porque es posible que no desee ofender a los demás, que desee evitar conflictos, no esté completamente seguro de cómo hacerlo, no esté preparado emocionalmente o esté empañado por sus suposiciones.Publicidad

El modelo de situación, comportamiento e impacto (SBI)^[4]puede ayudarlo a proporcionar comentarios claros y específicos:

• Situación. Proporcione el contexto. Pregúntese qué pasó, dónde y cuándo.
• Comportamiento. Describe el comportamiento. Esta es la parte más difícil porque necesita verificar sus suposiciones. Por ejemplo, decir que fue grosero (subjetivo) versus que me interrumpió (comportamiento observable) cambia el tono de la retroalimentación. Ser grosero puede tener múltiples interpretaciones, mientras que puedes ver cuando alguien te ha interrumpido.
• Impacto. Utilice declaraciones I para describir los resultados del comportamiento.
• Avanzar. Mantenga la conversación en busca de comprensión pidiéndoles que reflexionen. ¿Cuál fue su perspectiva? ¿Qué les estaba pasando? ¿Qué se dieron cuenta? ¿Cómo pueden crecer desde aquí?

Ejemplo 1: ^[5]

Durante la reunión del equipo de ayer por la mañana, cuando dio su presentación (Situación), no estaba seguro acerca de dos de las diapositivas y sus cálculos de ventas eran incorrectos (Comportamiento). Me sentí avergonzado porque toda la junta estaba allí. Me preocupa que esto haya afectado la reputación de nuestro equipo (Impact).

Ejemplo 2:^[6]

En la reunión con el cliente el lunes por la tarde, se aseguró de que la reunión comenzara a tiempo y que todos tuvieran folletos por adelantado (Situación). Toda su investigación fue correcta y se respondieron todas las preguntas del cliente (comportamiento). Estoy orgulloso de que hayas hecho un trabajo tan excelente y hayas puesto a la organización en una buena posición. Estoy seguro de que obtendremos la cuenta gracias a su arduo trabajo (Impact).

Saber cómo proporcionar comentarios claros, específicos y observables es una habilidad esencial para ser un comunicador eficaz en el trabajo.

6. Seguimiento, confirmación y generación de rendición de cuentas

La comunicación efectiva en el trabajo no es un evento único. Deberá monitorear continuamente el progreso y brindar apoyo continuo. ¡No olvide reconocer el progreso de sus compañeros, equipos o líderes!

Utilice las siguientes preguntas para ayudarlo a evaluar la efectividad de la comunicación continua en el trabajo:Publicidad

• ¿Qué oportunidades ves?
• ¿Cómo puedes adaptarte?
• ¿Qué decisiones se deben tomar?
• ¿Qué apoyo puedes brindar?
• ¿Qué debe hacer para asegurarse de que se recibió el mensaje correcto?

7. Utilice las 7 C de la comunicación

Para cualquier medio de comunicación en el trabajo, tenga en cuenta las 7 C de la comunicación para afinar su mensaje:^[7]

• Claro. ¿Cuál es el propósito? ¿Es el mensaje fácil de entender?
• Conciso. ¿Qué puedes borrar? ¿Va al grano?
• Hormigón. ¿Cuáles son los hechos?
• Correcto. ¿El mensaje está libre de errores? ¿Es adecuado para tu audiencia?
• Coherente. ¿Existe un flujo lógico? ¿Es coherente el mensaje?
• Completo. ¿Se proporciona información relevante y hay un llamado a la acción?
• Cortés. ¿Cuál es el tono de tu mensaje?

Obtenga más información sobre las 7C aquí: Comunicación eficaz: cómo no ser malinterpretado

Resumiendo

Las formas de garantizar una comunicación eficaz en el trabajo requieren práctica y tiempo.

Tenga en cuenta estas 7 estrategias para mejorar sus comunicaciones en el trabajo para que sus mensajes sean claros y transparentes.

1. Conozca bien a su audiencia
2. Trate de comprender la situación y aclarar
3. Escuche en varios niveles
4. Revise cómo recibe comentarios
5. Proporcionar comentarios objetivos y observables
6. Seguimiento, confirmación y generación de responsabilidad
7. Utilice las 7 C de la comunicación

¡Continúe mejorando y perfeccionando sus habilidades!

¿En qué puedes trabajar este mes para mejorar tu comunicación en el trabajo?

Sea específico y desafíese a sí mismo estableciendo un Objetivo INTELIGENTE para la comunicación en el lugar de trabajo: específico, medible, alcanzable, relevante, de duración determinada.

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Crédito de la foto destacada: Brooke Cagle a través de unsplash.com Publicidad

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