Cuando trabajamos con los clientes en persona para ordenar sus papeles y crear sistemas para ellos, siempre nos encontramos con el problema de guardar los recibos.

Para los propósitos de este artículo, estamos hablando de recibos personales para administrar su hogar. Las empresas deben conservar todos los recibos y definitivamente deben usar software de administración financiera como QuickBooks o Peachtree para rastrear e informar sobre la información.Publicidad

La mayoría de los gastos personales, sin embargo, son rutinarios e irrelevantes, y guardar todos los recibos sería una pérdida de tiempo y energía. ¿Realmente necesita un recibo para demostrar que compró chicle junto con su gasolina?

Básicamente, hay 6 razones por las que las personas deben conservar los recibos: Publicidad

1. Prueba de compra para garantías: Los recibos de cualquier compra importante, como electrodomésticos, productos electrónicos o joyas, deben archivarse en sus archivos de garantía y conservarse mientras sea propietario del artículo. Por lo general, creamos archivos con el encabezado principal Garantías e instrucciones y luego tenemos carpetas para las subcategorías de Electrodomésticos grandes, Electrodomésticos pequeños, Electrónica, Computadoras y periféricos, etc., según los hábitos de compra de la persona.

2. Comprobante de gastos mayores: Los recibos de cualquier gasto importante de su automóvil deben mantenerse en un archivo para ese vehículo, siempre que sea de su propiedad. Los gastos importantes de mejoras para el hogar deben mantenerse en un archivo de Mejoras y reparaciones para el hogar y luego deben guardarse con sus registros de impuestos después de haber vendido la casa.Publicidad

3. Devoluciones o cambios de mercancías: Si puede devolver un artículo (o si lo dio como regalo), es posible que desee conservar el recibo durante 30 días o mientras se aplique la política de devolución de la tienda (algunos son solo 14 días). Después de ese punto, puede tirar los recibos o archivarlos si los necesita por razones de garantía. Recomendamos tener un lugar para este tipo de recibos pendientes, como una ranura en un clasificador de cartas o una carpeta en espera, y limpiarlo periódicamente cuando esté lleno.

4. Reembolsos de gastos: Es posible que deba recibir un reembolso por los gastos de trabajo realizados con fondos personales. En primer lugar, averigüe si su empresa puede proporcionarle una tarjeta de crédito para que la utilice en el futuro con estos artículos para simplificar las cosas. También puede disfrutar usando NeatReceipts , una combinación de escáner / software creada específicamente para este propósito.Publicidad

5. Elaboración de presupuestos y conciliación: Es posible que esté tratando de entender cuánto gasta en determinadas categorías. Con la banca en línea que proporciona cada vez más datos, ¿realmente necesita realizar un seguimiento de todo? A veces hablamos con nuestros clientes sobre lo que llamo Acelera la culpa , la sensación de insuficiencia de no ingresar cada recibo en el software financiero y conciliar todo al centavo. Si cree que debe guardar los recibos por este motivo, le recomendamos tener un archivo de acordeón expandible simple de enero a diciembre para guardarlos rápida y fácilmente.

6. Deducciones fiscales: Si va a decirle algo al IRS, debe estar listo para respaldarlo. Recomendamos tener un archivo de impuestos sobre la renta para cada año. Siempre tenga preparada la carpeta de impuestos de al menos un año con anticipación para que esté listo cuando llegue el documento. Cuando tenga un recibo que será deducible de impuestos, puede escribir una nota rápida en él primero y luego colocarlo en su archivo de impuestos. Las necesidades de la organización tributaria pueden variar ampliamente según su situación, pero la mayoría de los hogares no tienen tanto y una carpeta es suficiente.Publicidad

Aparte de estas razones, generalmente no necesita guardar los recibos, ¡así que libérese y tire algunos hoy!

Lorie Marrero es una organizadora profesional y creadora de La dieta del desorden , un programa en línea innovador y asequible para la organización en el hogar. El sitio de Lorie ayuda a los miembros a perder Clutter-Pounds desde su hogar al proporcionar acceso en línea a su equipo de organizadores. Lorie escribe algo útil, divertido, interesante y / o increíblemente práctico cada pocos días en su Blog de dieta desordenada . Vive en Austin, TX, donde su empresa ha brindado servicios prácticos de organización a clientes desde 2000.