Todos estamos ocupados, pero a veces pasamos por períodos en los que el trabajo se acumula y parece que nunca terminará. Es posible que tenga una carga de trabajo tan pesada que se sienta demasiado intimidante incluso para comenzar.

Es posible que haya dicho que sí a algunos o demasiados proyectos, y ahora tiene miedo de no poder cumplir. Ahí es cuando necesitas dar un paso atrás, respirar hondo y empezar a ver qué funciona y qué no.

Aquí hay 13 estrategias que puede utilizar para salir de su abrumadora carga de trabajo.

1. Reconozca que no puede hacerlo todo

Muchos de nosotros tenemos la tendencia a pensar que podemos hacer más de lo que realmente podemos. Asumimos cada vez más proyectos y responsabilidades hasta que creamos demasiado estrés en el trabajo, lo que impacta negativamente en nuestras capacidades.

Para lograr un progreso real y efectivo, debe tener el coraje y el ingenio para decir: Esto no está funcionando. Reconozca que no puede hacerlo todo y busque mejores soluciones.

En cualquier momento de su vida, es probable que haya muchas cosas que no vayan según lo planeado. Tienes que estar dispuesto a ser honesto contigo mismo y con los que te rodean acerca de lo que no funciona para ti, tanto personal como profesionalmente.

Cuanto más ejercite su capacidad para decir la verdad sobre lo que funciona y lo que no, más rápido progresará.

2. Concéntrese en sus fortalezas únicas

Ya sea que sea un emprendedor, un líder o trabaje como parte de un equipo, cada individuo tiene fortalezas únicas que puede aportar.

El desafío es que muchas personas terminan haciendo cosas en las que simplemente no son muy buenos.

En la búsqueda de alcanzar sus metas o entregar un proyecto, las personas terminan haciendo todo por sí mismas o asumiendo cosas que no aprovechan sus fortalezas únicas. Esto puede resultar en frustración, abrumador y una gran carga de trabajo que no puede superar.

A menudo no se trata de cómo para completar este proyecto de manera más efectiva, pero OMS puede ayudar a realizar este proyecto. Piense en cómo puede aportar el mayor valor a su trabajo y a los proyectos que emprende.

3. Utilice las fortalezas de los miembros de su equipo

Una de las formas más sencillas de administrar su carga de trabajo de manera efectiva es liberar su tiempo para que pueda aportar su mayor nivel de energía, enfoque y fortalezas a cada proyecto.Publicidad

Delegación o mejor trabajo en equipo es la solución.

Todos tenemos fortalezas únicas. Es esencial pensar en el trabajo en equipo en lugar de trabajar de forma aislada para garantizar que los proyectos se puedan completar de manera efectiva. Cada vez que regala una tarea o proyecto que no juega con sus fortalezas únicas, abre una oportunidad para hacer algo en lo que tiene más talento. Esto te empoderará tanto a ti como a quienes te rodean.

En lugar de asumir todas las responsabilidades usted mismo, mire con quién puede trabajar para obtener los mejores resultados posibles.

4. Dedique tiempo a planificar

Dame seis horas para talar un árbol y las primeras cuatro me las pasaré afilando el hacha. -Abraham Lincoln

Una hora de planificación eficaz podría ahorrarle horas de tiempo. En lugar de apresurarse y comenzar con los proyectos, tómese el tiempo para planificar todo.

Puede tomarse el tiempo para pensar en el propósito del proyecto, la fecha límite, los resultados deseados, los KPI y los posibles desafíos.

Tener una claridad absoluta sobre el proyecto, los entregables del proyecto y el resultado que desea puede ahorrar mucho tiempo. También te atrapa claro en las prioridades y líneas de tiempo, para que pueda bloquear la cantidad de tiempo necesaria para enfocarse y concentrarse en su gran carga de trabajo.

Conseguir un planificador como el Planificador de vida completa le ayudará a planificar el futuro y organizar mejor su vida diaria. Consulte el planificador aquí y comience a planificar sus proyectos y tareas de manera efectiva.

5. Centrarse en las prioridades

No todo es una prioridad, aunque a menudo se puede sentir que es en el momento en que todo consume tanto tiempo.

Una herramienta que puede utilizar para maximizar su productividad y concentrarse en sus mayores prioridades es la matriz Eisenhower. Esta herramienta estratégica para tomar medidas en las cosas que más importan es simple. Separas tus acciones en base a cuatro posibilidades:

1. Urgente e importante (tareas que realizarás de inmediato).
2. Importante, pero no urgente (tareas que programará para hacer más adelante).
3. Urgente, pero no importante (tareas que delegará en otra persona).
4. Ni urgentes ni importantes (tareas que eliminarás).

James Clear^[1]tiene una excelente descripción sobre cómo usar la matriz de Eisenhower: Cómo ser más productivo usando la caja de Eisenhower

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6. Tómate un tiempo

Para mantenerse al tanto de una gran carga de trabajo, es importante tomarse un tiempo para descansar y recuperarse, ya que una gran carga de trabajo puede llevar a sentirse estresado y abrumado.

Si sus niveles de energía son altos y su mente y cuerpo están renovados y alerta, se encuentra en un estado más óptimo para manejar una gran carga de trabajo. Tómese un tiempo de su día para dar un paseo o hacer algo de ejercicio. Salga temprano cuando sea posible y pase tiempo con personas que le den mucha energía.

En segundo plano, es fundamental dormir bien por la noche y comer sano para agudizar la mente.

Eche un vistazo a este artículo para obtener más información sobre la importancia de programar el tiempo de inactividad.

7. Mantenga un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal

Mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal puede ser difícil. El equilibrio que todos anhelamos es muy diferente entre sí, especialmente cuando nos enfrentamos a una gran carga de trabajo.

El equilibrio entre el trabajo y la vida consiste en encontrar la paz dentro de uno mismo para estar completamente presente, dondequiera que esté, ya sea en la oficina o en casa. Se trata de elegir lo que más importa y crear tu propia vida equilibrada.

Si siente que no hay suficiente equilibrio, entonces puede ser el momento de hacer un cambio .

8. Detenga la multitarea

La multitarea es un mito porque su cerebro simplemente no puede funcionar eficazmente haciendo más de una cosa a la vez, al menos más de una cosa que requiera atención enfocada.

Obtenga su lista de prioridades, haga lo más importante primero y luego pase al siguiente elemento y trabaje en su lista.

Si asigna tiempo bloqueado y crea límites firmes para actividades y compromisos específicos, no se sentirá tan abrumado o sobrecargado de trabajo con todo lo que tiene que hacer.

9. Trabajar en bloques de tiempo

Para mantener su energía y producir los mejores resultados, es esencial tomar descansos regulares.Publicidad

Yo mismo utilizo el método 60-60-30 y se lo enseño a mis clientes de coaching. Trabaja en un proyecto durante un período prolongado de 50 minutos y luego tómate un descanso de 10 minutos. Esto podría ser dar un paseo, comer un refrigerio saludable o simplemente tener una conversación con alguien.

Luego, continúo trabajando en el proyecto durante 50 minutos más, seguidos de otro descanso de 10 minutos.

Finalmente, tomo un descanso completo de 30 minutos para desconectarme del trabajo. Este podría ser el momento para un almuerzo adecuado, un poco de ejercicio, leer o dar un paseo.

Con solo tomarse un tiempo, sus niveles de energía se mantienen altos, la calidad de su trabajo mejora y reduce el riesgo de quemarse.

10. Deshazte de las distracciones

Haga una estimación de cuántas veces se distrae durante un día laboral promedio cuando tiene una gran carga de trabajo. Ahora, tome ese número y multiplíquelo por 25. Según Gloria Mark en su estudio sobre El costo del trabajo interrumpido, nos toma un promedio de 23 minutos y 15 segundos volver a la tarea original después de la interrupción.^[2]

Nuestra investigación ha demostrado que la distracción de la atención puede conducir a un mayor estrés, mal humor y menor productividad.

Las distracciones no solo toman su tiempo durante la distracción; pueden descarrilar su progreso mental y concentrarse durante casi 25 minutos. Por lo tanto, si se distrae 5 veces al día, podría perder casi 2 horas diarias de trabajo productivo y casi 10 horas a la semana.

Entonces, ¿cómo mantenerse concentrado cuando está rodeado de distracciones? Descúbrelo en Lifehack's gratis Clase de Vía Rápida: Superar las distracciones . Es una sesión enfocada que lo guiará a entrenar su músculo de enfoque y trabajar con distracciones. ¡Únete a la sesión gratuita ahora!

11. Dedique tiempo concentrado a tareas más pequeñas

A veces es necesario simplemente abordar estas tareas y tomar medidas al respecto, pero siempre hay algo más urgente.

Las pequeñas tareas a menudo pueden obstaculizar sus proyectos más importantes. Se encuentran en su lista diaria de tareas pendientes, pero a menudo se olvidan de ellos debido a prioridades más importantes o porque no tienen ningún interés para usted. Sin embargo, consumen energía mental y abarrotan tu mente.

Comprométase a pasar un período específico de tiempo completando todas las pequeñas tareas que tiene en su lista de tareas pendientes. Le dará tranquilidad y el espacio para concentrarse más en sus prioridades más importantes.

12. Realice una auditoría de tiempo

¿Sabes exactamente a dónde va tu tiempo cada día? ¿Dedica demasiado tiempo a determinados proyectos y tareas en detrimento de mayores oportunidades cuando tiene una gran carga de trabajo?Publicidad

Dedique un poco de tiempo a analizar dónde pasa su tiempo para una mejor gestión del tiempo. Esta información lo sorprenderá y le dará la claridad para comenzar a ajustar dónde concentra su tiempo y en qué proyectos.

Puede comenzar tomando una hoja de papel y creando tres columnas:

La columna A es trabajo prioritario; La columna B es un buen trabajo; La columna C es un trabajo o cosas de bajo valor.

Cada día, escriba el proyecto o la tarea y el tiempo dedicado a cada uno. Asigne ese tiempo a una de las columnas. Al final de la semana, registre el tiempo total invertido en cada columna.

Si pasa demasiado tiempo en ciertos tipos de trabajo, busque cambiar las cosas para que su tiempo se concentre en las columnas B y C.

13. Proteja su confianza

Es esencial proteger nuestra confianza para asegurarnos de no abrumarnos, estresarnos y perder la fe.

Cuando tiene la confianza como un recurso diario, está en una mejor posición para resolver problemas, aprender más rápido, responder a cualquier cosa, adaptarse a cualquier cosa y lograr sus mayores oportunidades.

La confianza le da la capacidad de transformar el miedo en pensamiento, comunicación y acción enfocados y relajados. Esto es clave para poner su mente en un estado productivo para hacer frente a una gran carga de trabajo.

Ultimas palabras

Una gran carga de trabajo puede ser difícil de manejar y puede causar estrés, agotamiento y frustración constante.

La clave es abordarlo de frente, en lugar de dejar que se convierta en efectos a largo plazo. Con suerte, puede tomar medidas en al menos uno de estos consejos.

Si llega a ser demasiado y afecta negativamente su salud física y mental, puede ser el momento de hablar con alguien. En lugar de lidiar con eso solo y permanecer infeliz, resentido y llegar a un punto en el que simplemente no puede sobrellevarlo, debe hacer un cambio por su propia cordura.

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• 10 señales de que estás bajo demasiada presión en el trabajo
• 5 razones para vivir el momento y dejar de planificar demasiado
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Crédito de la foto destacada: Hannah Wei a través de unsplash.com Publicidad

Referencia