No eres solo tú: todos estamos más ocupados de lo que solíamos estar. Hacer cualquier tarea de una manera eficiente en el tiempo parece imposible en estos días.

Ya sea que sea una madre trabajadora, una estudiante universitaria o la propietaria de una pequeña empresa, administrar su tiempo puede ser un desafío. Entre las clases, las reuniones, las citas con el médico y los eventos para niños después de la escuela, ¿cómo puede alguien encontrar tiempo para hacer ejercicio o, Dios no lo quiera, divertirse?

Todos tenemos 24 horas al día. Entonces, ¿cómo parecen algunas personas realizar sus tareas rápidamente mientras el resto de nosotros luchamos? Han aprendido a ser eficaces y eficientes en el tiempo.

Tabla de contenido

1. ¿Qué significa ahorrar tiempo?
2. Efectivo vs eficiente
3. 6 formas de ahorrar tiempo
4. Línea de fondo
5. Más sobre la gestión del tiempo

¿Qué significa ahorrar tiempo?

Merriam-Webster define eficiente como, capaz de producir los resultados deseados con poco o ningún desperdicio (de tiempo o material).^[1]Pero, ¿qué significa ser realmente eficiente en la forma en que pasa sus días?

Ser eficiente en el tiempo significa negociar las circunstancias de cada día mientras se asegura de tener suficiente tiempo para cosas no negociables como el sueño y el cuidado personal. La eficiencia no siempre significa sentarse en un escritorio por la mañana, reducir una lista de tareas pendientes y salir de la oficina a las 5 p.m. La eficiencia significa hacer todo lo posible, a pesar de los factores internos y externos, dejando tiempo suficiente para cuidarse.

Empiezo mis días de trabajo escribiendo mis entregables. Sin embargo, es inevitable que me vean envuelto en una reunión inesperada o una llamada de un inversor. Sí, podría quedarme despierto toda la noche haciendo el trabajo para cumplir con mis plazos, pero si lo hiciera, estaría demasiado cansado al día siguiente para hacer algo. Eso es ser efectivo, no eficiente.

Para ser eficiente, podría dividir el trabajo con un colega o completar la mitad de la tarea y solicitar una extensión.

Cuando haces malabarismos con el trabajo, la paternidad y la vida social, tienes que optimizar continuamente tus días y responsabilizarte. Pero, por supuesto, también debes ser eficaz.Publicidad

Efectivo vs eficiente

En pocas palabras, ser eficaz se trata de lograr un resultado específico; Ser eficiente significa lograr ese resultado sin perder tiempo ni esfuerzo. . En teoría, debe ser eficiente en el tiempo para ser efectivo, pero no siempre es así.

Mírelo de esta manera: tiene una tarea para completar que debería llevarle una hora. Pero entre distracciones como Internet y la charla en la oficina, esa tarea te lleva cuatro horas. Logró su objetivo final, por lo que fue eficaz, pero no fue eficiente, ya que tomó mucho más tiempo de lo debido.

Si tiene un trabajo que mantiene un techo sobre su cabeza y comida en su mesa, significa que es lo suficientemente eficaz en el trabajo como para recibir un cheque de pago mensual. Sin embargo, su cheque de pago probablemente no refleje cuánto tiempo pasa en las redes sociales en cada período de pago.

La excepción son los empresarios y autónomos. Para ganar más dinero, las personas que poseen un negocio deben ser efectivas y eficientes.

6 formas de ahorrar tiempo

La eficacia es un subproducto de la eficiencia. Aunque es seguro decir que la mayoría de los emprendedores son eficientes, es una habilidad que requiere práctica.

Incluso si no está tratando de administrar un negocio rentable, aún puede beneficiarse si opera de la forma en que lo hacen los líderes comerciales exitosos.

1. Establezca metas medibles

Aunque cada emprendedor tiene su propio método, los expertos en productividad sugieren establecer Metas INTELIGENTES . Los objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y dependientes del tiempo promueven tanto la eficiencia como la eficacia; no solo se pueden lograr de manera realista, sino que el progreso hacia ellos se puede verificar cuantitativamente.^[2].

Puede obtener más información sobre los objetivos SMART con el siguiente video:Publicidad

Digamos que quiere ganar $ 100,000 por trimestre. Puede establecer hitos semanales de $ 8,000, lo que hace que la meta sea más manejable y le brinda un colchón en caso de que se quede corto una semana.

Establecer metas le ayuda a ahorrar tiempo porque concentra su energía en lo que quiere. Eso, a su vez, mejora su capacidad para lograr esos objetivos.

2. Comuníquese según sus condiciones

Ya sea que se trate de planificación de comidas o desarrollo de productos, la mayoría de los proyectos requieren un equipo. Sin embargo, eso no significa que tenga que actualizar su correo electrónico cada cinco minutos para recibir actualizaciones. Los profesionales que trabajan desperdician un promedio de 21 minutos por día simplemente revisando sus bandejas de entrada^[3]. Durante cuatro semanas laborales, eso equivale a casi 7 horas al mes que podría recuperar.

Los empresarios, en particular, deben tener cuidado con el correo electrónico. Los mensajes de los inversores pueden merecer una respuesta rápida, por ejemplo. Sin embargo, ¿realmente importa qué tan rápido leas ese correo electrónico de bienvenida para empleados en el que te copiaron?

Si un empleado necesita algo de inmediato, pida que lo llamen o que pasen por su oficina. Fije un tiempo y dedique una o dos horas por semana a revisando tu bandeja de entrada completa para asegurarse de no perderse algo crucial.

3. Confianza predeterminada

Incluso si no está trabajando con un equipo, todavía depende de otros. Cuando mi esposa y yo agregamos una lavandería en el piso de arriba de nuestra casa, tuve que confiar en los contratistas para hacer su trabajo. Tuve que confiar en que mi esposa respondería todas esas preguntas. ¿Dónde lo quieres? preguntas que inevitablemente surgieron.

Si no hubiera dejado de confiar en el valor predeterminado, habría ralentizado el proyecto y tal vez incluso lo habría desechado por completo.

Aprenda a confiar en los demás de la misma manera que lo haría con su pareja romántica. Sea claro acerca de sus intenciones. Asegúrese de que sus acciones coincidan con sus palabras y asuma que los demás también lo hacen.Publicidad

Sea sincero en su forma de comunicarse. Lo más importante es aceptar que los demás son individuos únicos. No todo el mundo trabaja o se comunica de la misma forma, y ​​está bien.

4. Tome descansos regulares

Cuanto más tiempo dedique a un proyecto, más rápido lo logrará, ¿verdad? No necesariamente.

Las investigaciones sugieren que los trabajadores más productivos y eficientes en el tiempo son los que más descansos toman. Un estudio del Draugiem Group mostró que el ritmo de trabajo ideal es en realidad 52 minutos seguidos de un descanso de 17 minutos.^[4]. Aunque el estudio no analizó otros tipos de trabajo, es una apuesta justa que los descansos promueven la eficiencia en todos los ámbitos.

Configure un temporizador para recordarle que debe tomar un descanso cada hora. Si los intervalos más cortos son más apropiados para su tarea, intente Técnica de tomate . Trabaje durante 25 minutos, luego haga otra cosa durante los siguientes cinco^[5]. No solo hará más cosas, sino que además estará menos estresado.

5. Utilice sus recursos

No hace mucho, tuve que talar algunos árboles en mi jardín para proteger mi casa. Podría haber sacado la sierra de arco y pasar la siguiente hora cortando lentamente mi camino a través del maletero, pero no lo hice, porque tenía una motosierra en el garaje. Una vez que lo encendí, el trabajo del árbol me llevó unos diez minutos, dejándome con tiempo extra para otras tareas.

Adopte el mismo enfoque en el trabajo. Si necesita transferir información entre varias ventanas del navegador en su computadora, puede hacer clic constantemente entre varias pestañas. O puede conectar el monitor de repuesto almacenado, lo que le ayudaría a trabajar más rápido y a cometer menos errores.

6. Sepa cuándo decir no

Los proyectos pequeños tienen la mala costumbre de convertirse en proyectos más grandes. Si todo lo que se propone hacer es cortar el césped, apéguese a eso. No se diga a sí mismo (ni deje que nadie más le diga) que también tiene que podar los arbustos y arrancar las malas hierbas.

Haz lo que quieras y sigue adelante. Eso es eficaz y eficiente en el tiempo.Publicidad

¿Y si es un proyecto de trabajo? Es posible que no pueda decirle que no directamente a su jefe, pero puede sugerir alternativas. Si le preocupa que una tarea sea una pérdida de tiempo, descarte una idea diferente.

Si realmente no tienes tiempo en tu calendario, pídele que te ayude a priorizar tu lista de proyectos. Hágalo bien y su jefe puede agradecerle por ahorrar tiempo a la empresa.

Tener una comprensión completa de la administración del tiempo es clave para saber cuándo decir que no y cuándo algo podría tener sentido para una inversión de tiempo.

Aprenda más sobre el arte de decir no con Este artículo.

Línea de fondo

La planificación es clave. Si eres un emprendedor como yo o un padre que se queda en casa, tienes un trabajo que hacer. El trabajo en sí puede diferir, pero el valor de ser eficiente y eficaz en el tiempo no lo hace. Si quiere tener éxito y tiene tiempo libre para usted, piense antes de pasar el día.

Trabajar sabiamente es mejor que trabajar duro. Aprender a confiar en los demás es más importante que el resultado que se ve exactamente como lo que tenía en mente. La eficiencia y la efectividad pueden diferir, pero ambas se reducen a dos cosas: tener un plan y girar según sea necesario.

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Crédito de la foto destacada: Alex Presa via unsplash.com

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