La capacidad de delegar es uno de los sellos distintivos de un líder exitoso. La delegación es una de las mejores herramientas administrativas para aumentar la moral de los empleados, la satisfacción laboral, la confianza entre los miembros del equipo y el gerente, y el resultado final de la empresa. También ayuda con la gestión del tiempo.

Si bien rara vez se enseñan técnicas de delegación efectivas, la buena noticia es que la delegación es una habilidad como cualquier otra que se puede adquirir.

Tabla de contenido

1. ¿Qué es la delegación?
2. ¿Cómo mejora la delegación la gestión del equipo?
3. Cómo delegar adecuadamente
4. Saber qué se debe y qué no se debe delegar
   • ¿Qué se debe delegar?
   • Qué no debería delegarse
5. Conclusión
6. Más consejos sobre la delegación de tareas

¿Qué es la delegación?

La delegación puede definirse como el acto de empoderar para actuar en nombre de otro.^[1]Con este poder otorgado, una persona, generalmente un subordinado, puede realizar actividades específicas (normalmente otorgadas por un gerente o supervisor). La delegación es una herramienta de gestión diseñada para aumentar la eficiencia de una organización.^[2]Permite que los objetivos de la organización se dividan en tareas y se asignen al miembro del equipo que mejor se adapte a la tarea. Dicho esto, la mayoría de los empresarios y gerentes son notoriamente malos para delegar. ¿Pero por qué?

Como se indicó anteriormente, la mayoría de las organizaciones no enseñan a sus gerentes cómo delegar. Sin embargo, existen otras razones por las que los gerentes dudan en delegar, entre ellas:

Creen que nadie puede hacer el trabajo tan bien como ellos

Los gerentes necesitan delegar porque su responsabilidad es supervisar a los empleados. No pueden ni deben hacer todo el trabajo por sí mismos. El trabajo de un líder es guiar, motivar y supervisar a los miembros de su equipo para alcanzar una meta.

Creen que se necesita demasiado tiempo para entrenar a alguien

Parte de guiar y motivar a los miembros del equipo incluye la capacitación. Sí, se necesitará más tiempo para capacitar a un empleado en una nueva tarea, pero debe pensar en ello como una inversión. Imagínese que se necesita una hora extra al día para capacitar a alguien para que realice una tarea, y esa capacitación dura una semana. Son cinco horas extra dedicadas a la tarea. Sin embargo, después de los primeros cinco días del empleado realizando la tarea, habrá liberado cinco horas por semana para dedicarlas a otros asuntos.

Existe una falta de confianza en la motivación de los empleados

Otra parte del trabajo de un gerente es desarrollar las habilidades de sus empleados para identificar futuros líderes, así como descubrir sus fortalezas y debilidades. Sin delegación, nunca sabrá el nivel de motivación que tienen sus empleados.

Quieren hacerse indispensables

Si le preocupa hacerse indispensable, no debería estarlo. Tú están indispensable. Los buenos gerentes y líderes son notoriamente difíciles de conseguir y, por lo tanto, son naturalmente indispensables para las organizaciones. Si está en una posición de liderazgo y está preocupado por su trabajo, aprenda a ser un mejor líder.

Disfrutan haciendo el trabajo ellos mismos

Si bien muchas personas disfrutan haciendo el trabajo por sí mismas, les gusta el proceso creativo o simplemente la idea de que pueden controlar el resultado y atribuirse el mérito. Ese no es el trabajo de un gerente.

Debe estar dispuesto a ceder el control, aceptar que otras personas tienen formas diferentes (y a veces mejores) de hacer las cosas y aceptar su papel de facilitador o supervisor.Publicidad

Se sienten mal por dar más trabajo a un personal sobrecargado

Sentir que su personal está sobrecargado o con exceso de trabajo es bastante común para un gerente. Por lo tanto, darles a los miembros del equipo más cosas que hacer puede parecer que simplemente les estás dedicando más trabajo. Sin embargo, cuando se hace bien (más sobre esto más adelante), la delegación puede aumentar su motivación y satisfacción laboral.

Ahora que hemos respondido a la pregunta de qué es la delegación, pasemos a la segunda parte de la pregunta:

¿Cómo mejora la delegación la gestión del equipo?

La delegación eficaz es una de las habilidades de gestión más importantes que puede tener. Los beneficios de una delegación adecuada van más allá del aumento de la productividad. Estos efectos se pueden ver en:

Mayor confianza entre gerente y empleado

Cuando le da a un empleado la autoridad y la autonomía para realizar una tarea, se da a entender que está confiando en que la hará. También dice que cree que son lo suficientemente competentes para manejar la tarea. Esta muestra de confianza crea un vínculo entre el supervisor y el subordinado.

Aumento de la satisfacción laboral

Delegar tareas o asignaciones a los miembros de su equipo les permite asumir la responsabilidad y enorgullecerse de su trabajo. Nadie quiere ser considerado un engranaje en la máquina, haciendo un trabajo que cualquiera podría hacer. Darles la responsabilidad y la autoridad para hacer el trabajo contribuirá en gran medida a que se sientan orgullosos de su trabajo.

Mayor motivación

Al delegar tareas a los empleados adecuados, estos se hacen cargo del resultado. Esta es su oportunidad de brillar. Todos quieren elogios del jefe, y saber que el resultado que obtengan será evaluado como un reflejo de ellos mismos es una gran motivación.

Más tiempo para otras actividades importantes

Al igual que un capitán de barco, los líderes evalúan las condiciones, trazan el rumbo y dirigen el barco. Pueden intervenir cuando hay un hombre caído, pero su trabajo principal es preocuparse por el panorama general. Deje que su tripulación se preocupe por remar y usted solo asegúrese de que vayan en la dirección correcta.

De esta manera, puede liberar tiempo para participar en actividades más importantes.

Desarrollar nuevas habilidades en los miembros de su equipo

Parte del trabajo de cualquier gerente es ayudar a sus empleados a aprender y crecer. A medida que los empleados perfeccionan y aumentan sus habilidades, se vuelven más valiosos para la empresa y la industria en su conjunto. Esto es parte de su desarrollo profesional. También hace que su equipo sea mucho más flexible.

Gran herramienta de evaluación

Como gerente, parte de su trabajo es identificar a los mejores y a los que merecen un ascenso. También debería pensar en quién debería reemplazarlo cuando lo asciendan. Al delegar responsabilidades a sus empleados, está en una excelente posición para ver quién toma el toro por los cuernos y quién solo hace lo mínimo.Publicidad

En conjunto, los efectos positivos de la delegación pueden tener un efecto sinérgico en la eficiencia, productividad y rentabilidad de una organización.

Cómo delegar adecuadamente

Hemos hablado sobre qué es la delegación y sus beneficios, pero ¿cómo puede ser un delegador eficaz y obtener los beneficios que comentamos? A continuación, se muestran algunas técnicas de delegación efectivas para ayudarlo a comenzar.

1. Comience desde el resultado y retroceda

Al delegar una nueva responsabilidad a un empleado, comience por explicar cómo debería verse el resultado. Por ejemplo: te voy a poner a cargo de X, y el propósito de X es convertir ABC a DEF en dos semanas y por menos de $ 100. Esta es una forma de establecer el objetivo sin decirles cómo deben lograrlo.

2. Dé autonomía a sus empleados

Esto puede ser difícil para los gerentes, pero debe intentar dar un paso atrás y reconocer que hay muchas formas diferentes de resolver un problema. Al dejar que descubran su propia forma de hacerlo, aprenderán y, a menudo, obtendrán un mejor resultado.

3. Déles la autoridad para hacer lo que les pide

¡Esto es muy importante! Delegar la responsabilidad de una tarea sin otorgarles la autoridad necesaria para completarla es realmente solo dejar más trabajo en un empleado. En lugar de aumentar la motivación y la satisfacción laboral, creará resentimiento e ira.

4. Combine su personalidad y su conjunto de habilidades

No le dé a un introvertido la tarea de organizar una reunión. Del mismo modo, no ponga al extrovertido a cargo de la contabilidad. Debe tener una buena idea de quiénes son sus empleados y qué habilidades poseen. Delega la tarea adecuada a la persona adecuada.

5.Asegúrese de que tengan los recursos adecuados

Asegúrese de que las personas que delegue tengan suficiente tiempo, dinero, capacitación, suministros, espacio de trabajo y ayuda de otros para hacer el trabajo. Si no es así, entonces el fracaso no está en ellos, sino en usted.

6. Supervisar, no microgestionar

La mejor manera de hacer esto es establecer un cronograma con registros regulares. Esto permite la autonomía del empleado sin dejar de ser responsable del avance del proyecto. También le permite al empleado hacer preguntas y recibir información a intervalos regulares.

7. Cree un entorno motivador

Los delegadores más exitosos son los que saben cuándo ser un animador o entrenador y cuándo intervenir o dar un paso atrás. También están ahí para celebrar los éxitos .

8. Sea tolerante con los errores

Nunca tendrá innovación sin tomar riesgos y no puede tomar riesgos sin cometer errores. Sea tolerante y use los errores como una herramienta de aprendizaje, no como algo a lo que temer.Publicidad

Hasta ahora, nos hemos ocupado del qué, el por qué y el cómo de la delegación, pero ¿cómo decidimos qué tareas se deben delegar?

Saber qué se debe y qué no se debe delegar

Hay algunos pensamientos diferentes sobre este tema, un punto de vista es que, unEn cierto punto, todo lo que se puede delegar debe ser; con raras excepciones.

¿Qué se debe delegar?

Realice una auditoría utilizando las seis T para determinar qué tareas tiene más sentido descargar.^[3]

1. Diminuto

Estas son tareas que son tan pequeñas que parecen intrascendentes de abordar, pero se acumulan. Nunca son importantes ni urgentes, e incluso si solo toman unos minutos, terminan sacándote del flujo de trabajo más estratégico. Por ejemplo, registrarse para una conferencia o evento, agregarlo a su calendario y reservar el hotel y el vuelo; por sí solos, cada una de estas cosas puede no tomar mucho tiempo, pero en conjunto, todas suman.

2. Tedioso

Las tareas que son relativamente simples probablemente no sean el mejor uso de su tiempo. Las tareas muy sencillas pueden (y deben) ser manejadas por cualquier persona menos usted.

Por ejemplo, ingresar manualmente una lista de 100 elementos en una hoja de cálculo y codificarla por colores o actualizar los KPI en su plataforma de presentación son tareas simples que se pueden transferir.

3. Consume mucho tiempo

Se trata de tareas que, aunque pueden ser importantes e incluso algo complejas, consumen mucho tiempo y no requieren que hagas el 80% de investigación inicial. Puede intervenir fácilmente cuando la tarea esté completa en un 80% y aprobar, supervisar y / o dar instrucciones sobre los siguientes pasos.

4. Enseñable

Estas tareas, aunque parecen complicadas al principio, se pueden traducir a un sistema y pasar junto con usted, proporcionando controles de calidad y aprobación final.

Por ejemplo, enseñarle a uno de sus subordinados directos cómo redactar el paquete de presentación para la reunión mensual de todos los participantes, e incluso cómo ser el que entregue esas actualizaciones al equipo, puede ser una buena manera de liberar tiempo para usted.

5. Terrible en

Las tareas que caen en un área en la que se siente no equipado generalmente deben transferirse a alguien con fortalezas en esa área. Por ejemplo, si no está seguro de cómo organizar el diseño visual de esas diapositivas de PowerPoint para la reunión del equipo, es probable que alguien de su equipo pueda intervenir.Publicidad

6. Sensible al tiempo

Se trata de tareas urgentes pero que compiten con otras prioridades. No hay tiempo suficiente para hacerlos todos a la vez, por lo que delega una tarea importante y urgente que se puede realizar en paralelo a los demás plazos basados ​​en el proyecto.

Por ejemplo, dejar su iPad en el avión después de un vuelo y trabajar para recuperarlo antes de que se pierda por completo en el abismo de objetos perdidos y encontrados del aeropuerto llamando al servicio al cliente todos los días puede llevar mucho tiempo y puede delegarse a un subordinado.

Qué no debe delegarse

A diferencia de lo anterior, hay algunas tareas que nunca deben delegarse y siempre deben quedar como responsabilidad del gerente. Algunos de estos incluyen:

Declaración de misión y visión de la empresa

Estos juegan un papel importante en la reputación de la empresa y deben tomarse lo más en serio posible. Por tanto, la responsabilidad de creando estos siempre debe recaer en un gerente u otro líder de la empresa.

Decisiones de contratación

Demasiados gerentes dependen de agencias externas para sus decisiones de contratación. Si bien los conjuntos de habilidades son importantes, evaluar cómo un empleado encajará en la cultura corporativa es igualmente importante, y esto se hace mejor cara a cara.

Empleados de incorporación

Es importante que los gerentes asuman un papel activo para hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos. Siempre deben estar disponibles y accesibles para los nuevos empleados.

Disciplina

Pasar las tareas disciplinarias a un asistente administrativo o RR.HH. a menudo es un signo de poca capacidad de gestión. Los gerentes generalmente pueden obtener más respeto de los empleados manejando esto ellos mismos.

Revisiones de desempeño

Hacer que los empleados hagan sus propias revisiones y simplemente firmarlas es un flaco favor para todos los involucrados. Los gerentes deben participar personalmente en este proceso para aprovecharlo al máximo.

Conclusión

A primera vista, la delegación puede parecer más problemática de lo que vale la pena. Sin embargo, cuando se hace correctamente, el alcance, la amplitud y la calidad del trabajo producen más que compensar cualquier inconveniente.

Se sorprenderá de lo que sucede cuando organiza la carga de trabajo de modo que pueda concentrarse solo en las tareas con las prioridades más altas mientras otros están trabajando en asignaciones significativas y desafiantes.Publicidad

Al implementar las prácticas de las que hemos hablado aquí, podrá delegar los proyectos correctos a las personas adecuadas de la manera correcta, y esa es una receta para el éxito.

Más consejos sobre la delegación de tareas

• Cómo delegar tareas de manera eficaz (guía paso a paso)
• Delegar trabajo: ¿qué delegar y qué no?
• La importancia de delegar el liderazgo (y cómo delegar adecuadamente)

Crédito de la foto destacada: CoWomen a través de unsplash.com

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